ในยุคที่ธุรกิจต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทั้งด้านเทคโนโลยี เศรษฐกิจ และรูปแบบการทำงาน การมี “คนที่ใช่” ถือเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จขององค์กร เครื่องมือที่หลายองค์กรเลือกใช้คือ Workforce Planning หรือการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรเตรียมความพร้อมด้านบุคลากรอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ปัจจุบันไปจนถึงอนาคต เพื่อให้การเติบโตเป็นไปอย่างมั่นคง สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ และแข่งขันได้อย่างยั่งยืน
บทความนี้จะพาทุกคนไปรู้จักกับ Workforce Planning ว่าคืออะไร ที่ความสำคัญและประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง และ 6 ประเด็นสำคัญของการใช้ Workforce Planning เพื่อสนับสนุนการเติบโตขององค์กร
Workforce Planning คืออะไร
Workforce Planning คือ กระบวนการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ ที่องค์กรใช้ในการวิเคราะห์ วางแผน และเตรียมความพร้อมด้านพนักงานและบุคลากรทั้งในปัจจุบันและอนาคต เพื่อให้ได้ “คนที่ใช่ อยู่ในตำแหน่งงานที่เหมาะสม และในเวลาที่เหมาะสม” ซึ่งกระบวนการ Workforce Planning ไม่ได้มุ่งเน้นเพียงการสรรหาพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึงการพัฒนาทักษะ การบริหารความสามารถด้วยระบบ HRD รวมถึงการโยกย้ายตำแหน่ง และการบริหารต้นทุนด้านบุคลากร
บางองค์กรอาจมองข้ามการวางแผนกำลังคน โดยเชื่อว่าหากถึงเวลาจำเป็น พนักงานที่ต้องการจะสามารถหาได้เองตามสถานการณ์ แต่ในความเป็นจริง การวางแผนกำลังคนมีบทบาทสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยเชื่อมโยงเป้าหมายทางธุรกิจเข้ากับกลยุทธ์ด้านบุคลากรให้สอดคล้องกัน ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนแรงงาน การวางแผนพัฒนาและยกระดับทักษะของพนักงาน ตลอดจนการเพิ่มอัตราการรักษาพนักงาน และการใช้ศักยภาพของบุคลากรเพื่อขับเคลื่อนกลยุทธ์องค์กร
Workforce Planning มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร
การสร้าง Workforce Planning จะช่วยต่อการวางแผนกำลังคนที่ดี ช่วยให้องค์กรสามารถรับมือกับความไม่แน่นอนและเติบโตได้อย่างมั่นคง โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้
- ช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่เหมาะสมกับบทบาทและปริมาณงาน ลดปัญหาคนขาดหรือคนเกิน
- เตรียมความพร้อมในการทดแทนพนักงานที่ลาออกหรือเปลี่ยนบทบาท ด้วยบุคลากรที่มีศักยภาพ
- มองเห็นช่องว่างของทักษะ เพื่อวางแผนพัฒนาและฝึกอบรมพนักงานได้ตรงจุด
- เพิ่มความยืดหยุ่นและความคล่องตัวในการปรับโครงสร้างทีมตามทิศทางธุรกิจที่เปลี่ยนไป
- ควบคุมและบริหารต้นทุนด้านบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมสนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรในระยะยาว
6 ประเด็นสำคัญของการวางแผน Workforce Planning
ในการสร้าง Workforce Planning ให้เกิดประสิทธิภาพ องค์กรจะต้องเข้าใจ 6 ประเด็นสำคัญขององค์กร เริ่มตั้งแต่การเข้าใจภาพรวมองค์กร, ภาพรวมกำลังคนในปัจจุบัน และเข้าใจอนาคต ซึ่งการนำทั้ง 6 ประเด็นนี้ไปปฏิบัติจะช่วยให้องค์กรสามารถได้ทีมงานที่มีคุณภาพ และพร้อมพาองค์กรเติบโตอย่างยั่งยื่น
1. ทิศทางเชิงกลยุทธ์
การที่องค์กรจะสามารถวางแผน Workforce Planning ให้ได้ประสิทธิภาพ ก่อนอื่นจะต้องเข้าใจเป้าหมายและทิศทางเชิงกลยุทธ์ในระยะยาวขององค์กร ว่าสิ่งที่ต้องการคืออะไร เช่น ยอดขายที่เติบโตขึ้น, การพัฒนาโปรเจกต์ใหม่ หรือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในองค์กร ซึ่งการเข้าใจเป้าหมายจะช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบโครงสร้างของ Workforce Planning ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ
2. วิเคราะห์กำลังคนปัจจุบัน
หลังจากที่ทำความเข้าใจเป้าหมายขององค์กรแล้ว ส่วนที่องค์กรและเจ้าหน้าที่ HR ไม่ควรมองข้ามคือการมองเห็นภาพรวมของบุคลากรที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็น จำนวนพนักงานในองค์กร, ทักษะของพนักงาน รวมถึงตำแหน่งงานที่อาจต้องปรับโครงสร้าง เพื่อให้องค์กรสามารถวางแผนการพัฒนาบุคลากร และจัดสรรงานที่เหมาะสมกับพนักงานอย่างเหมาะสม
3. วิเคราะห์ความต้องการในอนาคต
องค์กรจะสร้าง Workforce Planning ที่ดี จำเป็นจะต้องมีการวางแผนและคาดการณ์ความต้องการของกำลังคนในอนาคต ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับการเทรนด์ที่เปลี่ยนไปของธุรกิจ, เทคโนโลยี, เศรษฐกิจ และรูปแบบการทำงาน โดยปัจจัยภายนอกเหล่านี้อาจส่งผลต่อโครงสร้างขององค์กร เช่น การลดลำดับชั้นผู้บริหาร หรือการใช้ระบบอัตโนมัติมากขึ้น ล้วนส่งผลต่อตำแหน่งงานและทักษะจำเป็นที่เปลี่ยนแปลงไป
4. วิเคราะห์ช่องว่างของกำลังคน
การวิเคราะห์ช่องว่างของกำลังคนคือการเปรียบเทียบระหว่างทักษะและตำแหน่งงานที่องค์กรมีอยู่ ขั้นตอนนี้ช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ว่าจะใช้แนวทางการ พัฒนาบุคลากร, Upskill และ Reskill หรือวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) เพื่อเตรียมบุคลากรให้พร้อมรับบทบาทใหม่ให้มีความต่อเนื่อง ไร้รอยต่อ และลดความเสี่ยงในการขาดแคลนคน
5. การนำแผนไปปฏิบัติ
เมื่อกำหนดเป้าหมาย Workforce Planning ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำแผนไปปฏิบัติผ่านการสรรหาและพัฒนาบุคลากรที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็น พนักงานประจำ, บุคลากรแบบสัญญาจ้างซึ่งการคัดสรรพนักงานที่มีความหลากหลาย จะช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นมากขึ้น นอกจากนี้องค์กรอาจเลือกนำเทคโนโลยีและเครื่องมือ HR เช่น ระบบ HRM เข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
6. การติดตามผล
การติดตามผลเป็นหัวใจสำคัญของ Workforce Planning อย่างต่อเนื่อง องค์กรควรใช้ตัวชี้วัดและข้อมูลเชิงวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบว่าแผนที่วางไว้สามารถตอบโจทย์เป้าหมายธุรกิจได้หรือไม่ การปรับปรุงและพัฒนาแผนอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้อย่างมั่นคง
สรุป
โดยสรุป Workforce Planning คือเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพรวมของกำลังคนอย่างรอบด้าน ตั้งแต่การเข้าใจทิศทางธุรกิจ การวิเคราะห์กำลังคนปัจจุบัน ไปจนถึงการอุดช่องว่างของทักษะและการนำแผนไปปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างต่อเนื่อง จะช่วยลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนบุคลากร เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารต้นทุน และพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กรในระยะยาว
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการสร้าง Workforce Planning หรือยกระดับงานด้านทรัพยากรบุคคล ขอแนะนำ ATHM โซลูชันบริหารงานทรัพยากรบุคคลแบบครบ จบ ไม่ว่าจะเป็นสารสนเทศสำหรับ HR อย่าง ระบบ HRD และ ระบบ HRM รวมถึงระบบ PMS ที่ช่วยประเมินผลการทำงานของพนักงาน ให้เกิดความแม่นยำและเป็นกลาง ที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนก HR และตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร
