หากพูดถึงหนึ่งงานบทบาทที่เจ้าหน้าที่ HR ต้องรับผิดชอบ หนึ่งในสิ่งที่หลายคนนึกถึงคือ การคิดเงินเดือน ซึ่งหน้าที่นี้ไม่ใช่แค่การจ่ายเงินให้พนักงานทุกสิ้นเดือน แต่คือกระบวนการสำคัญที่สะท้อนความเป็นมืออาชีพขององค์กร และสร้างความเชื่อมั่นให้กับบุคลากรทุกระดับ เพราะหากการคิดเงินเดือนผิดพลาดหรือล่าช้า อาจส่งผลกระทบต่อกำลังใจในการทำงานได้ทันที
ในบทความนี้ เราจะพาทุกคนไปทำความเข้าใจตั้งแต่พื้นฐานการคิดเงินเดือนแบบต่าง ๆ ไปจนถึงการใช้เทคโนโลยีอย่าง โปรแกรม Payroll ที่ช่วยให้งาน HR แม่นยำ และประหยัดเวลามากขึ้น ว่ามีบทบาทต่องาน HR ปัจจุบันยังไงบ้าง
ความสำคัญของการคิดเงินเดือน
การคิดเงินเดือน คือหนึ่งหน้าที่รับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ HR และแผนกบัญชีขององค์กร เนื่องจากการคิดเงินเดือนนั้น เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้สามารถจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานได้อย่างตรงเวลา และมีความถูกต้อง ซึ่งการจ่ายเงินเดือนที่แม่นยำ มีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อการสร้างความเชื่อใจของพนักงานต่อองค์กรได้ นอกจากนี้ยังมีผลต่อเรื่องของข้อกฎหมายแรงงานต่าง ๆ เช่น การคิดค่าภาษี ค่าประกันสังคม และค่าทำงานล่วงเวลาต่าง ๆ เป็นต้น
ซึ่งรูปแบบการคิดเงินเดือนในปัจจุบันจะแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ดังนี้
- การคิดเงินเดือนด้วยตัวเอง เป็นรูปแบบการคิดเงินเดือนที่เจ้าหน้าที่ HR ขององค์กรนั้น ๆ ดำเนินการกันเอง ซึ่งอาจเป็นการใช้โปรแกรม Excel ในการคีย์ข้อมูลการทำงานของพนักงานแต่ละคน
- ใช้บริการบริษัททำเงินเดือน เป็นวิธีที่องค์กรจ้างบริษัทที่ให้บริการด้านคิดเงินเดือนมาช่วยทำหน้าที่ส่วนนี้ โดยองค์กรจะส่งข้อมูลของพนักงานให้กับบริษัทคิดเงินเดือน แล้วทางด้านบริษัทคิดเงินเดือนจะทำหน้าที่คำนวณและส่งเอกสารให้กับหหน่วยงานราชการให้ทั้งหมด
- ใช้โปรแกรม Payroll เป็นรูปแบบการคิดเงินเดือนที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เนื่องจากเป็นการใช้เทคโนโลยีเข้ามาเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว โดยจุดเด่นคือ โปรแกรมจะทำหน้าที่คำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ ด้วยความแม่นยำสูง ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนของ HR และเพิ่มประสิทธิภาพการจ่ายเงินเดือน
กฎหมายแรงงาน และการคิดเงินเดือน เกี่ยวข้องกันอย่างไร?
การคิดเงินเดือนนั้น ไม่ใช่เพียงแค่การจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานตามที่ตกลงกันไว้ตอนสัมภาษณ์งาน แต่เจ้าหน้าที่ HR ที่ต้องคำนวณเงินเดือนเอง ก็ต้องเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนโดยตรง เช่น การคิดค่าแรงรายวันของพนักงานที่แต่ละพื้นที่มีการกำหนดค่าแรงที่ต่างกัน, การคิดค่าทำงานล่วงเวลาหรือการทำงานในวันหยุด และชั่วโมงการทำงานที่ไม่ควรเกินกว่า 8 ชั่วโมงต่อวัน เป็นต้น ซึ่งการคิดเงินเดือนไม่ว่าจะเป็นรายชั่วโมง รายวัน หรือรายเดือน จะต้องอยู่ในกรอบที่กฎหมายแรงงานกำหนดไว้
วิธีการคิดเงินเดือนพนักงาน ต้องคำนวณอะไรบ้าง?
สำหรับการคิดเงินเดือนพนักงานนั้น จะมีการแบ่งออกตามประเภทของการทำงาน และการคิดเงินเดือน ที่มีความแตกต่างกัน โดยมีตั้งแต่การคิดแบบเต็มเดือน, คิดแบบรายวัน, รายชั่วโมง หรือการคิดค่าทำงานล่วงเวลา ที่มีสูตรการคำนวณที่แตกต่างกันไป ดังนี้
1. การคิดเงินเดือนพนักงานแบบรายเดือน
สำหรับการคิดเงินเดือนหนักงานในรูปแบบรายเดือนนั้น จะแบ่งเป็นการคิดแบบเต็มเดือน ซึ่งเป็นการคิดรายได้ตามที่ตกลงไว้ และการคิดเงินเดือนแบบไม่เต็มเดือน ที่จะเป็นการคิดเงินเดือนแบบคิดตามจำนวนวันทำงาน โดยจะมีวิธีคำนวณที่ต่างกัน ดังนี้
1.1 คิดแบบเต็มเดือน
เป็นการคิดเงินเดือนตั้งแต่วันที่ 1 – 30 หรือ 31 ของเดือน แต่จะไม่นับวันหยุดสุดสัปดาห์ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์มาคำนวณด้วย ซึ่งจะมีรูปแบบการคำนวณ ดังนี้
- รายได้หนักงาน = ฐานเงินเดือน + รายรับพิเศษอื่น ๆ เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง, โอที
- รายหักพนักงาน = ค่าประกันสังคม + ค่าภาษี ณ ที่จ่าย + มาสาย
- รายได้สุทธิ = รายได้พนักงาน – รายหักพนักงาน
ตัวอย่าง:
นาย A มีรายได้พนักงาน อยู่ที่เดือนละ 30,000 บาท และได้ค่าเบี้ยเลี้ยง 1,000 บาท ในเดือนนั้น = 31,000 บาท
รายหักพนักงาน มีค่าประกันสังคม 750 บาท และค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย 750 บาท = 1500 บาท
31,000 – 1,500 = 29,500 บาท คือรายได้สุทธิ ที่นาย A จะได้รับ
1.2 คิดแบบไม่เต็มเดือน
เป็นรูปแบบการคิดเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยคิดตามวันที่มาทำงานจริง โดยมีวิธีคำนวณ ดังนี้
- ค่าจ้างรายวัน = ฐานเงินเดือน/30
- เงินเดือนที่ได้ = ค่าจ้างรายวัน x จำนวนวันที่ทำงาน
ตัวอย่าง:
นาย B มีรายได้พนักงาน อยู่ที่เดือนละ 15,000 บาท โดย 15,000/30 = รายได้ต่อวันคือ 500 บาท
หากเดือนนี้นาย B ทำงานไปทั้งหมด 20 วัน 500 x 20 = 10,000 บาท (ไม่รวมหักภาษี ณ ที่จ่าย)
2. การคิดค่าจ้างรายวัน
การจ่ายค่าจ้างรายวันให้พนักงาน จะเป็นการคำนวณตามวันที่พนักงานมาทำงาน โดยใช้ค่าแรงต่อวันเป็นตัวตั้ง คูณกับจำนวนวัน จากนั้นนำไปหักค่าใช้จ่าย โดยวิธีคำนวณมีดังนี้
- รายได้พนักงาน = อัตราค่าจ้างรายวัน x จำนวนวันทำงาน
- รายหักพนักงาน = ค่าประกันสังคม + ค่าภาษี ณ ที่จ่าย + มาสาย
- รายได้สุทธิ = รายได้พนักงาน – รายหักพนักงาน
ตัวอย่าง:
นาย C ได้รับค่าจ้างต่อวันอยู่ที่ 600 บาท โดยในเดือนนี้มาทำงานทั้งหมด 22 วัน และมีค่ารายหักคือค่ายประกันสังคม
- 600 x 22 = 13,200
- 13,200 – 750 = 12,450 คือรายได้สุทธิ
3. การคิดค่าจ้างรายชั่วโมง
วิธีการคิดเงินเดือนแบบรายชั่วโมง จะใช้รูปแบบการคำนวณที่นับเฉพาะวันที่พนักงานเข้ามาทำงาน และคิดตามชั่วโมงที่พนักงานทำงานจริง โดยมีวิธีคำนวณดังนี้
- รายได้ต่อวันของพนักงาน = อัตราจ้างต่อชั่วโมง x ชั่วโมงที่ทำงาน
- รายได้สุทธิ = รายได้ต่อวันของพนักงาน x จำนวนวันที่ทำงาน
ตัวอย่าง:
นางสาว D มีรายได้จากการทำงานอยู่ที่ชั่วโมงละ 60 บาท โดยทำงานวันละ 8 ชั่วโมง ในเดือนที่ผ่านมา นางสาว D ทำงานไปทั้งหมด 20 วัน สามารถคำนวณได้ ดังนี้
- 60 x 8 = 480 คือรายได้ต่อวัน
- 480 x 20 = 9,600 บาทคือรายได้สุทธิ
4. การคิดค่าล่วงเวลา หรือ OT
เป็นการคำนวณเงินเดือนจากค่าทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ที่เกินมาจาก 8 ชั่วโมงที่กฎหมายกำหนด โดยวิธีคำนวณคือ การนำค่าจ้างรายชั่วโมง มาคูณ 1.5 หรือ 3 เท่าของการทำงานปกติ และคูณกับชั่วโมงทำงาน โดยสูตรการคำนวณมีดังนี้
- ค่าโอทีต่อวัน = รายได้ต่อชั่วโมง x 1.5 x ชั่วโมงที่ทำงาน
ตัวอย่าง:
นางสาว E มีรายได้ต่อชั่วโมง อยู่ที่ชั่วโมงละ 80 บาท โดยในเดือนที่ผ่านมาเธอได้อยู่ทำ OT 1 วัน เป็นเวลา 4 ชั่วโมง
- 80 x 1.5 x 4 = 480 บาท
โปรแกรม Payroll ช่วยต่อการคิดเงินเดือน ยังไง ?
อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ว่า การใช้โปรแกรม Payroll คือเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยเพิ่มความสะดวกในการคิดเงินเดือนของเจ้าหน้าที่ HR ซึ่งบทบาทที่โปรแกรม Payroll เข้ามาช่วยพลิกโฉมงานของ HR มีดังนี้
1. เพิ่มความสะดวกรวดเร็วของ HR
เนื่องจากการคิดเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคนนั้น บางทีมีรูปแบบการคิดที่แตกต่างกัน เช่น บางคนที่จำนวนชั่วโมง OT ที่ไม่เท่ากัน, เงินเดือนที่ต่างกัน หรือค่าหักสวัสดิการที่ต่างกัน เป็นต้น ซึ่งการจัดการจข้อมูลเงินเดือนให้ถูกต้องและรวดเร็วด้วยตัว HR เป็นเรื่องที่ยาก
ดังนั้นโปรแกรม Payroll จะเข้ามาช่วยลดภาระดังกล่าว โดยข้อมูลเงินเดือน การทำงานของพนักงานจะถูกบันทึกเข้าระบบโดยทันที ช่วยประหยัดเวลาทำงานของ HR ให้ทำงานได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ลดความผิดพลาด
การทำงานในรูปแบบเดิมของเจ้าหน้าที่ HR นอกจากจะทำให้งานล่าช้าแล้ว อาจทำให้เกิดความผิดพลาดจาก Human Error ได้ เช่น การคีย์ตัวเลขผิดพลาด, การคิดสูตรผิด หรือข้อมูลพนักงานที่ไม่ถูกต้อง
การนำโปรแกรม Payroll มาปรับใช้ จะช่วยลดโอกาสผิดพลาดต่าง ๆ ด้วยเทคโนโลยีที่ทำงานแบบอัตโนมัติ มีข้อมูลที่ตรวจสอบได้ ช่วยลดโอกาสผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ เกิดผลลัพธ์การทำงานของ HR ที่เชื่อมั่นได้
3. เพิ่มความสะดวกด้วยการจ่าย E Slip เงินเดือน
อีกหนึ่งจุดเด่นของโปรแกรม Payroll คือการออกสลิปเงินเดือนด้วย E Slip ซึ่งเป็นการออกเอกสารเงินเดือนในรูปแบบไฟล์ออนไลน์ ซึ่งทำให้เกิดความสะดวก ปลอดภัย ต่อพนักงานมากขึ้น โดยที่องค์กรไม่ต้องปรินท์เอกสารจำนวนมาก จนสิ้นเปลืองทรัพยากร
โดยการออก E Slip นั้น พนักงานจะสามารถได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเงินเดือนออก ผ่านระบบออนไลน์ สามารถพิมพ์สลิปเงินเดือนได้หลากหลายรูปแบบ รวมถึงระบบการเข้าถึง E Slip ที่มีความปลอดภัยมากกว่าการออกสลิปเงินเดือนแบบกระดาษ นอกจากนี้พนักงานยังสามารถนำ E Slip ไปทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นได้อีกด้วย
เข้าใจถึงประโยชน์และความสำคัญของโปรแกรม Payroll ต่อองค์กร
ได้ที่บทความ: โปรแกรม Payroll ดีอย่างไร? ประโยชน์ที่ทั้งองค์กรและพนักงานได้รับ
สรุป
การคิดเงินเดือนพนักงาน ถือว่าเป็นอีกหน้าที่สำคัญของ HR เพราะหากคำนวณผิดพลาด หรือล่าช้า อาจส่งผลให้พนักงานเกิดความไม่พอใจ ในขณะเดียวกันการคำนวณก็ต้องอยู่ในกรอบของกฎหมายแรงงานด้วยเช่นกัน ซึ่งในปัจจุบันมีโปรแกรม Payroll ที่เข้ามาช่วยให้ HR ทำงานแม่นยำ ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ
หากองค์กรไหนที่มองหาโปรแกรม Payroll เข้ามาเพิ่มคุณภาพการทำงานของ HR ขอแนะนำ ATHM ที่มี Payroll ที่พร้อมตอบโจทย์องค์กรของคุณ ด้วยโปรแกรมคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติในคลิกเดียว สามารถรองรับต่อรายได้ รายหักได้ไม่จำกัด พร้อมรองรับต่อทั้งองค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่
