หากพูดถึงหน้าที่สำคัญของเจ้าหน้าที่ HR แล้ว ก็ต้องเป็นงานด้านการวางแผนทรัพยากรบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพต่อองค์กรมากที่สุด แต่ทั้งนี้การทำหน้าที่ของ HR จะไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดีเลยหากขาดสิ่งที่เรียกว่า ระบบ HR ซึ่งเป็นระบบการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ ที่ครอบคลุมตั้งแต่ การคัดเลือกบุคลากร การจ่ายเงินเดือน ไปจนถึงการออกแบบสวัสดิการที่ดี
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนมาทำความเข้าใจถึงระบบ HR กันมากยิ่งขึ้น ว่าในระบบนี้มีหน้าที่อะไรบ้าง แล้วทำไมถึงสำคัญต่อทุกองค์กร
ระบบ HR คืออะไร
ระบบ HR หรือ Human Resource Management System คือระบบที่ทำหน้าที่ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร ซึ่งหน้าที่ของระบบ HR จะครอบคลุมทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับพนักงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น การจัดการเงินเดือน การพัฒนาความสามารถบุคลากร การประเมินผลงานพนักงาน การเข้า-ออกของพนักงาน ระบบการลาต่าง ๆ ของพนักงาน เป็นต้น ซึ่งการใช้ระบบ HR ในองค์กรจะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างแม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ระบบ HR และ ระบบ HRIS ต่างกันยังไง
ระบบ HR หมายถึง กระบวนการจัดการด้านบุคคลทั้งหมดภายในองค์กร โดยการทำงานของระบบ HR อาจยังคงดำเนินงานด้วยเอกสารหรือวิธีการแบบแมนนวล เช่น การบันทึกข้อมูลพนักงานในแฟ้มเอกสาร หรือใช้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างสเปรดชีตในการจัดเก็บข้อมูล
สำหรับ ระบบ HRIS จะย่อมาจาก Human Resource Information System คือระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนงานด้านทรัพยากรบุคคล ซึ่งมีหน้าที่ครอบคลุมเหมือนกับ ระบบ HRIS โดยจะเป็นการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มความสะดวก ลดขั้นตอนงานที่มีความซ้ำซ้อน และทำให้การทำงานของ HR เกิดความถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานมากขึ้นกว่าเดิม
ประเภทของระบบ HR มีอะไรบ้าง
ภายใต้การดำเนินงานต่าง ๆ ของระบบ HR นั้น จะสามารถแบ่งออกตามประเภทของเนื้องานโดยหลัก ๆ ดังนี้
1. ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
เนื่องจากในแต่ละองค์กรมีพนักงานเป็นจำนวนมาก ซึ่งสิ่งที่องค์กรจะต้องดูแลรับผิดชอบ นอกจากผลงานของพนักงาน ความปลอดภัยระหว่างที่ทำงานในองค์กรแล้ว ยังรวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรของพนักงาน รวมถึงข้อมูลวันที่เริ่มงาน ข้อมูลวันลา ข้อมูลเงินเดือน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ HR จะต้องดำเนินการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ให้พร้อมต่อการใช้งานทุกเมื่อ
โดยการจัดเก็บข้อมูลพนักงานนั้น สิ่งที่องค์กรจะต้องคำนึงถึงอย่างยิ่งคือความปลอดภัยและความสะดวกในการเข้าถึงเนื้อหางานแต่ละครั้ง โดยข้อมูลของพนักงานจะต้องมีการจัดเก็บที่รัดกุม สามารถเข้าถึงได้เฉพาะ HR และผู้ที่มีอำนาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น ๆ โดยปัจจุบันได้มีรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลพนักงานในรูปแบบของดิจิทัล ยกตัวอย่างเช่น ATHM Core ที่ช่วยให้ HR สามารถอัปเดตข้อมูลพนักงานได้แบบ Real-Time ช่วยลดความซ้ำซ้อน และลดโอกาสผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูล ช่วยให้การเก็บข้อมูลพนักงานเป็นไปอย่างปลอดภัย สะดวกมากขึ้น
อ่านเนื้อหาเพิ่มเติม ถึงบทบาทระบบ HRM ที่มีต่อการพัฒนาองค์กร
ในบทความ:สัญญาณเตือน ว่าองค์กรของคุณควรบริหารบุคลากรด้วยระบบ HRM
2. ระบบคำนวณเงินเดือน
การจ่ายเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน มีความยุ่งยากซับซ้อนที่แตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือนของพนักงานแต่ละตำแหน่งที่แตกต่างกัน รวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ประกันสังคม ค่าภาษี รวมถึงสวัสดิการต่าง ๆ โดยระบบคำนวณเงินเดือนจะช่วยให้ HR สามารถคำนวณเงินเดือนได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
สำหรับระบบคำนวณเงินเดือนนั้น ได้มีระบบที่เรียกว่า การจัดการเงินเดือน (Payroll Management) ที่เป็นรูปแบบการคำนวณที่มีการหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้รองรับต่อเงื่อนไขที่หลากหลาย ช่วยลดความยุ่งยากในการคำนวณเงินเดือนของ HR นอกจากนี้ระบบ Payroll ยังถูกออกแบบมาให้เหมาะกับรูปแบบการจ่ายเงินทั้งแบบรายเดือน รายวัน ไปจนถึงแบบ Freelance เพื่อตอบโจทย์ความหลากหลายของการทำงานในปัจจุบัน
ทำความรู้จักระบบ Payroll ว่าคืออะไร ช่วยอำนวยความสะดวกต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
ได้ที่บทความ: ระบบ Payroll : ช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ลืมปัญหาการคำนวณแบบเดิมๆ
3. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน
หลังจากรับพนักงานเข้ามาร่วมงานแล้ว อีกปัจจัยสำคัญต่อการทำงานร่วมกันคือการประเมินผลการทำงานของพนักงานหรือ KPI อย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นมาตรฐานที่พิสูจน์ว่าพนักงานคนดังกล่าวสามารถทำผลงานได้ตามที่องค์กรคาดหวังไว้ แต่ทั้งนี้องค์กรก็ต้องมีระบบประเมินและมาตรวัดที่เป็นกลาง สามารถเชื่อถือได้
ดังนั้นระบบ HR ในส่วนของการประเมินพนักงานจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญ ซึ่งทุกวันนี้ได้มีการใช้เครื่องมือ AI ในการเข้ามาช่วยประเมินผลงานของพนักงาน ซึ่งจะมีการกำหนดค่าประเมินการวัดผลที่เป็นกลาง เชื่อถือได้ นอกจากนี้ AI ยังช่วยวิเคราะห์จุดเด่นจุดด้อยของพนักงาน เพื่อให้องค์กรสามารถวางแผนในการเลื่อนขั้น จ่ายโบนัสให้กับพนักงานได้อย่างเหมาะสม
4. ระบบส่งเสริมการเรียนรู้
นอกเหนือจากการจัดการข้อมูล การคำนวณเงินเดือน และการติดตามผลการทำงานแล้ว ระบบ HR ก็ยังรวมถึงการช่วยวางแผน และติดตามการอบรมพัฒนาทักษะของพนักงานอีกด้วย เนื่องจากกระบวนการพัฒนาความรู้ความสามารถพนักงานให้เติบโตในสายอาชีพของตำแหน่งงาน คือหน้าที่ของ HR ที่ดี เพื่อพัฒนาบุคลากรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
โดยระบบ HR จะทำหน้าร่วมกับระบบ HRM ซึ่งเป็นการพัฒนาบุคลากรที่องค์กรสามารถปรับแต่งได้ และยังช่วยติดตามผลของการฝึกอบรม พัฒนาความสามารถ เพื่อให้สามารถวัดผลการเรียนรู้ได้อย่างชัดเจน และทำได้แบบเรียลไทม์ โดยองค์กรสามารถออกแบบและปรับแต่งเนื้อหาได้ตลอดเวลา โดยที่พนักงานสามารถเข้าถึงสื่อการเรียนการสอนผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
อ่านเนื้อหาเพิ่มเติม ความสำคัญของ HRD และมีบทบาทหน้าที่ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
ในบทความ: พัฒนาศักยภาพพนักงานในองค์กร ด้วยระบบ HRD
5. ระบบออกแบบสวัสดิการ
การจะสร้างองค์กรให้มีคุณภาพ น่าดึงดูดให้พนักงานอยากทำงาน ทำหน้าที่ให้อย่างเต็มที่ สวัสดิการขององค์กรนั้นก็ต้องตอบโจทย์ต่อพนักงานด้วยเช่นกัน โดยสวัสดิการของคนทำงานยุคนี้ก็จะเปลี่ยนไปตามความต้องการตามยุคสมัย เช่น ในปัจจุบันผู้คนให้ความสำคัญต่อสวัสดิการด้านเทคโนโลยีที่ทันสมัย และรูปแบบการทำงานที่มีความ Work-Life-Balance เป็นต้น
ระบบ HR จะช่วยต่อการวางแผนกลยุทธ์ด้านสวัสดิการต่าง ๆ โดยจะช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์ความต้องการของพนักงานได้อย่างเหมาะสม ตรงต่อความต้องการของพนักงาน นอกจากนี้ระบบ HR ยังช่วยต่อการติดตามผลลัพธ์ของสวัสดิการว่าตอบโจทย์หรือไม่ เพื่อให้ HR สามารถปรับปรุงสวัสดิการให้ออกมาเหมาะสมต่อองค์กรที่สุด
สรุป
หน้าที่รับผิดชอบของงาน HR นั้น ครอบคลุมเกี่ยวกับการทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การคัดเลือกคน ไปจนถึงการออกแบบและพัฒนาสวัสดิการ ซึ่งการจะทำให้การดูแลทรัพยากรบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพจะต้องใช้ระบบ HR ที่จะเข้ามาช่วยให้ขั้นตอนการทำงานส่วนต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่น และได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดต่อองค์กร
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องสร้างระบบองค์กรที่มีคุณภาพ มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยี AI ที่ทันสมัย ลดงานซ้ำซ้อนของ HR ยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ดียิ่งขึ้น ขอแนะนำ ATHM มีครอบคลุมระบบ HR แบบครบจบ ไม่ว่าจะเป็น HRM และ HRD ที่ช่วยให้งาน HR มีความง่ายและรวดเร็ว พร้อมตอบโจทย์ต่อทุกองค์กร
