หากพูดถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบของ HR ในแต่ละองค์กร หนึ่งในสิ่งสำคัญคือการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สุด แต่ลำพังแค่เจ้าหน้าที่ HR อาจไม่เพียงพอต่อการดูแลบุคลากรทั้งหมด จึงได้มีระบบ HRM ที่เป็นตัวช่วยสำหรับ HR ในการจัดการ วางแผน และพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
แล้ว HRM คืออะไร มีบทบาทหน้าที่อย่างไรบ้าง ทำไมทุกองค์กรควรใช้ ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปร่วมไขข้อสงสัยกัน
HRM คืออะไร
ความหมายของ HRM หรือชื่อเต็ม Human Resource Management นั้นหมายความว่า การวางแผนกลยุทธ์เพื่อบริหารบุคลากรในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด โดยหน้าที่ของ HRM จะช่วยการทำงานของ HR ตั้งแต่การลดงานในบางกระบวนการ เช่น ลดความยุ่งยากในการคัดเลือกพนักงาน ลดขั้นตอนในการจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เป็นต้น ซึ่ง HRM นอกจากจะช่วยลดภาระของ HR แล้ว ยังสามารถจัดการปัญหาด้านบุคลากร พร้อมช่วยให้องค์กรสามารถไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้สำเร็จ
อ่านบทความเพิ่มเติม ส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้พนักงานด้วย HRD ในบทความ:
แนวโน้ม HR Trend 2025 ความท้าทายของการบริหารคน ในยุคแห่ง AI
บทบาทของ HRM ต่อ HR มีอะไรบ้าง
หลังจากเข้าใจความหมาย หน้าที่ของ HRM แล้ว แต่เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดขึ้น ในส่วนต่อมาเราจะพาทุกคนมาดูกันว่า HRM มีส่วนช่วยต่อการทำงานของ HR ยังไงบ้าง
1.ช่วยคัดเลือกคนที่ใช่ให้องค์กร
การจะสร้างองค์กรที่ดีได้นั้นต้องเริ่มจากพนักงานที่มีคุณภาพ ด้วยการคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติตรงต่อความต้องการขององค์กรมาร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ระบบ HRM จะช่วยลดความยุ่งยากจากผู้สมัครที่มีจำนวนมาก ด้วยระบบคัดกรองคุณสมบัติเบื้องต้น เพื่อให้ผู้สมัครคนที่ตรงใจองค์กรมากที่สุดเพื่อเข้ามาร่วมงาน พร้อมติดตามสถานะของผู้สมัครแบบ Real Time
2.พัฒนาบุคลากร
อีกหนึ่งหน้าที่ของ HR คือการพัฒนาความสามารถของบุคลากรในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยการจะพัฒนาบุคลากรให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีได้ HR จะต้องวางแผนในการจัดอบรมหรือสร้างโปรแกรมความรู้เพื่อให้พนักงานมีทักษะความสามารถที่พร้อมปรับตัวตลอดเวลา ด้วยโปรแกรม HRD หรือ Human Resource Development ซึ่งถือว่าเป็นหนึ่งในบทบาทย่อยของ HRM
อ่านเนื้อหาเพิ่มเติม ถึง บทบาทหน้าที่ของ HRD ในบทความ :
พัฒนาองค์กรให้เต็มไปด้วยคนเก่ง ด้วยระบบ HRD
3.ลดปัญหาและความขัดแย้ง
บางครั้งพนักงานอาจเกิดปัญหาความไม่พอใจในองค์กรหรือความไม่พอใจต่อพนักงานด้วยกันเอง จนนำไปสู่การลาออกในท้ายที่สุด ระบบ HRM จะเข้ามาช่วยในการลดความขัดแย้งดังกล่าวด้วยการประเมินปัญหา ความพึงพอใจของพนักงาน เพื่อให้ HR สามารถออกแบบสวัสดิการ หรือทางออกของปัญหาพนักงานได้อย่าวเหมาะสม
4.จัดการข้อมูลพนักงาน
ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลของพนักงานเป็นจำนวนมาก จนยากเกินกว่า HR จะสามารถดูแลได้อย่างครอบคลุม ระบบ HRM จะช่วยลดภาระต่าง ๆ ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือนของพนักงาน การเช็กวันลาของพนักงาน ไปจนถึงการประเมินผลงาน (KPI) เป็นต้น ช่วยให้ HR ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดการข้อมูลจำนวนมาก
5.บริหารความสัมพันธ์กับพนักงาน
ระบบ HRM จะช่วยบริหารความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและองค์กร ผ่านการประเมินข้อมูลต่าง ๆ แล้วนำมาช่วยออกแบบและวางกลยุทธ์สวัสดิการที่ตอบโจทย์ต่อทุกคนในองค์กร ทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญต่อตนเองและพร้อมทุ่มเทความรู้ความสามารถลงไปในผลงานที่สร้างสรรค์ออกมา
สัญญาณเตือนว่าองค์กรควรใช้งานระบบ HRM
ปัญหาและความท้าทายขององค์กรในปัจจุบันมีมากมายหลายอย่าง แต่ถ้าองค์กรของคุณกำลังเผชิญสถานการณ์เหล่านี้ นี่อาจเป็นสัญญาณเตือนว่าควรใช้ระบบ HRM เข้ามาช่วยงานโดยด่วน
1.เสียเวลาและทรัพยากรไปกับการหาพนักงานมากเกินไป
การรับสมัครสมัครงานใหม่เป็นเรื่องปกติที่ HR ของแต่ละองค์กรต้องทำ และเพื่อให้ได้คนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมาร่วมงาน แต่หาก HR ไม่ได้วางแผนในการคัดเลือกพนักงานให้ดี เช่น กำหนดคุณสมบัติไม่ชัดเจน หรือไม่ได้พิจารณาคุณสมบัติผู้สมัครอย่างถี่ถ้วน สุดท้ายองค์กรก็จะได้พนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพมาร่วมงาน จนนำมาสู่การเสียเวลาและงบประมาณในการหาพนักงานที่ตรงใจ
การใช้ HRM จะช่วยวางแผนในการคัดเลือกคน ตั้งแต่ต้นจนถึงวันที่ได้พนักงานมาร่วมงาน มีการประเมินผู้สมัคร ติดตามผลการสมัคร เพื่อให้องค์กรได้คนที่เหมาะสมต่อตำแหน่งงานที่สุด
2.พนักงานรู้สึกหมดไฟ ทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพ
การทำงานเดิม ๆ เป็นเวลานาน ๆ นอกจากความเครียดและความกดดันแล้ว ก็อาจส่งผลให้ผลงานที่ทำออกมาไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ทางออกที่ดีคือการวางแผนกลยุทธ์ที่จะให้พนักงานรู้สึกดีต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบสวัสดิการที่ตอบโจทย์ รวมถึงการฝึกอบรมทั้งการ Upskill หรือ Reskill เพื่อให้พนักงานได้ความทักษะ ความสามารถใหม่ ๆ เพื่อไปพัฒนาผลงานให้ดียิ่งขึ้น
โดย HRM จะเข้ามาช่วยประเมินปัญหาพนักงานในองค์กร เพื่อให้ HR สามารถวางแผนสวัสดิการที่มีคุณภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการสร้างโปรแกรมการเรียนรู้สำหรับพนักงานผ่าน LMS (Learning Management System) ที่เป็นซอฟต์แวร์สำหรับพัฒนาบุคลากรในรูปแบบออนไลน์
3.พนักงานอยู่ในองค์กรได้ไม่นาน
ความท้าทายขององค์กรในปัจจุบันคือการลาออกของพนักงานมักจะอยู่ในองค์กรไม่นานมากหากเทียบกับเมื่อก่อน ไม่ว่าจะเกิดจากปัญหาที่ตัวงาน ปัญหาจากองค์กร หรือปัญหาจากเพื่อนร่วมงาน เป็นต้น ดังนั้นสิ่งที่องค์กรจะสามารถรักษาพนักงานให้อยู่ไปนาน ๆ คือการเปิดพื้นที่รับฟัง รวมถึงการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดึงดูดให้คนอยากทำงาน
HRM จะเข้ามาช่วย HR ในการประเมินปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าการวิเคราะห์แนวโน้มการลาออกของพนักงาน การปรับโครงสร้างองค์กร เพื่อให้ HR สามารถแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4.เกิดความผิดพลาดของข้อมูลเป็นประจำ
สำหรับองค์กรที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ก็อาจส่งผลให้ HR มีโอกาสที่จะทำงานผิดพลาดในการจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลวันลา ข้อมูลเงินเดือน หรือข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ ซึ่งหากปล่อยปละละเลยไปนาน ๆ อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือขององค์กรได้
ข้อดีของการใช้ HRM คือการช่วยลดภาระงานจำนวนมากของ HR ตั้งแต่โปรแกรมคำนวณเงินเดือนพนักงานที่จะช่วย หักภาษี ประกันสังคม และเงินสะสมอัตโนมัติ รวมถึงการติดตามวันลา มาสายของพนักงานแต่ละคนในรูปแบบ Real Time เป็นต้น
สรุป
โดยสรุปแล้ว HRM ถือว่าเป็นตัวช่วยยุคใหม่สำหรับ HR ที่ไม่ได้แค่เพิ่มความสะดวกสบายต่อการทำงาน แต่ยังเป็นส่วนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดูแลจัดการบุคลากรในองค์กร ตั้งแต่ระบบวันลา มาสาย การคิดเงินเดือน ไปจนถึงการวิเคราะห์ปัญหาการลาออกของพนักงาน ทำให้ HR สามารถวางกลยุทธ์ได้อย่างเหมาะสม พร้อมพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้
หากใครที่มองหา HRM ที่เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ขอแนะนำ ATHM Core ตัวช่วยของ HR ยุคใหม่ ตอบโจทย์ทุกความต้องการบริหารทรัพยากรบุคคล ครอบคลุมระบบ HRM ที่พร้อมออกแบบให้ตรงใจตามรูปแบบของแต่ละองค์กร
