ในยุคที่องค์กรต้องการยกระดับศักยภาพของบุคลากร “ระบบ PMS (Performance Management System)” จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การบริหารและประเมินผลพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้ผู้บริหารและฝ่าย HR มองเห็นภาพรวมของการทำงานของพนักงานได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่ระดับองค์กรจนถึงระดับบุคคล ช่วยให้การพัฒนาทักษะ การตั้งเป้าหมาย และการให้ Feedback เป็นไปอย่างมีระบบ ส่งผลให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน และองค์กรสามารถขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง
ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงระบบ PMS ว่าคืออะไร มีส่วนช่วยยกระดับการประเมินพนักงานและองค์กรอย่างไรบ้าง และการเลือก PMS ให้เหมาะกับองค์กรต้องดูอะไรบ้าง
ระบบ PMS คืออะไร ยกระดับการประเมินพนักงานอย่างไร ?
ระบบ PMS ย่อมาจากคำว่า (Performance Management System) แปลเป็นไทยว่า ระบบการบริหารการปฏิบัติงานของพนักงาน ซึ่งจะเป็นระบบสำหรับการประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงาน ให้สามารถสอดคล้องกับเป้าหมายที่องค์กรได้วางไว้ โดยระบบ PMS นั้น จะทำหน้าที่ครอบคลุมงานภาพรวมขององค์กร ตั้งแต่ระดับหน่วยงานและระดับบุคคล เข้าไว้ด้วยกัน
โดยบทบาทสำคัญของระบบ PMS ต่อองค์กร คือการช่วยยกระดับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านรูปแบบการประเมินที่วัดผลได้ชัดเจน ทำให้เจ้าหน้าที่ HR และผู้บริหารสามารถปรับปรุงและพัฒนาพนักงานได้อย่างตรงจุด นอกจากนี้ระบบ PMS ยังสามารถติดตามผลปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อประเมินผลอย่างต่อเนื่อง
5 ขั้นตอนการใช้ระบบ PMS ให้เกิดประสิทธิภาพ
การนำระบบ PMS มาปรับใช้ในองค์กรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ และนำไปสู่เป้าหมาย ประกอบไปด้วยทั้ง 6 ขั้นตอน ดังนี้
1. กำหนดเป้าหมาย
เป็นการวางเป้าหมายขององค์กรว่าคืออะไร สำคัญอย่างไรบ้าง เพื่อให้พนักงานแต่ละคนเข้าใจจุดมุ่งหมายของหน้าที่งานที่รับผิดชอบ และดำเนินงานไปในทิศทางเดียวกัน
2. วางแผนชี้วัด
การทำให้ระบบ PMS ประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรจะต้องกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจน เช่น KPI ที่พนักงานควรทำได้ในแต่ละวัน หรือยอดขายที่พนักงานควรทำได้ในแต่ละเดือน เพื่อเป็นบรรทัดฐานในการวัดผลที่ชัดเจน
3. ติดตามความคืบหน้าและให้ Feedback
หลังจากมีเกณฑ์วัดผลที่ชัดเจนแล้ว องค์กรจะต้องติดตามผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้หัวหน้างานจะต้องคอยแนะนำ เสนอแนะ และให้ Feedback กับพนักงานอย่างตรงไปตรงมา เพื่อให้พนักงานสามารถพัฒนาการทำงานได้ตรงจุด
4. ประเมินผลการทำงาน
เมื่อติดตามผลการทำงานอย่างต่อเนื่องแล้ว องค์กรจะต้องมีการประเมินผลการทำงานเป็นระยะอย่างต่อเนื่อง อาจเป็นการประเมินทุก 3 เดือนหรือ 6 เดือน ถึงผลการทำงานของพนักงานคนนั้น ๆ ว่ามีจุดไหนบ้างที่ต้องปรับปรุง หรือพัฒนาศักยภาพ
5. วางแผนและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หลังจากที่ประเมินผลการทำงานพนักงานเสร็จสิ้นแล้ว หัวหน้างานและเจ้าหน้าที่ HR จะต้องร่วมกันวางแผนเพื่อพัฒนาทักษะ หรือจัดการฝึกอบรมให้เหมาะสมต่อพนักงาน เพื่อสร้างแรงผลักดันและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กร
เลือกระบบ PMS อย่างไร ให้ตอบโจทย์องค์กร
การที่องค์กรจะนำระบบ PMS มาปรับใช้ในองค์กร เพื่อให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และส่งเสริมพนักงานให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้น องค์กรจะต้องพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้
- มีความสอดคล้องต่อเป้าหมายขององค์กร โดยระบบ PMS ที่ดีจะต้องสามารถสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร เพื่อให้สามารถวางแผนประเมินและพัฒนาพนักงานในองค์กรสามารถไปในทิศทางเดียวกัน
- ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน ระบบ PMS ที่ดีจะต้องมีรูปแบบการใช้งานที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน เช่น มีฟีเจอร์ที่อำนวยความสะดวกต่อ HR เพื่อให้ง่ายต่อการประเมินพนักงาน เพิ่มความรวดเร็วต่อการทำงาน รวมถึงลดภาระการทำงานที่ไม่จำเป็น
- วิเคราะห์และรายงานผลได้มีประสิทธิภาพ เนื่องจากระบบ PMS จะเกี่ยวข้องกับการประเมินผลการทำงานพนักงาน ซึ่งต้องมีรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ โดยที่สามารถวัดผลและนำไปต่อยอดได้
- สามารถยืดหยุ่นต่อการใช้งาน ระบบ PMS ที่มีคุณภาพ จะต้องสามารถยืดหยุ่นและปรับตัวต่อลักษณะงานที่แตกต่างกันของแต่ละแผนก เช่น บางแผนกอาจวัด KPI ที่ยอดขาย แต่บางแผนกอาจวัดที่คุณภาพของชิ้นงาน เป็นต้น
- ระบบความปลอดภัยมีรัดกุม เพราะข้อมูลของพนักงานล้วนแต่เป็นข้อมูลละเอียดอ่อน รวมถึงข้อมูลการทำงานพนักงานเองก็เป็นความลับขององค์กร ดังนั้นระบบ PMS ที่ดี จะต้องมาพร้อมความปลอดภัยที่มีมาตรฐานรัดกุม มีการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ และป้องกันการเสียหายหรือเสียหายของข้อมูล
- สามารถให้ Feedback ที่มีคุณภาพ การประเมินพนักงานผ่านระบบ PMS จะต้องช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของ HR ในการให้ Feedback ที่มีคุณภาพต่อพนักงาน มีความเป็นกลาง และสามารถให้คำแนะนำไปสู่การพัฒนาทักษะความสามารถที่ตรงจุด
- พร้อมรองรับการขยายตัวขององค์กร ระบบ PMS จะต้องสามารถรองรับต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กรในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อองค์กรมีพนักงานและแผนกที่รับผิดชอบงานมากขึ้น ซึ่งจะต้องจัดการข้อมูลของพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุป
การนำ ระบบ PMS มาใช้ภายในองค์กร ถือเป็นการยกระดับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้มีความเป็นระบบและโปร่งใสมากขึ้น ช่วยให้การประเมินผลพนักงานเป็นไปอย่างยุติธรรม วัดผลได้จริง และสามารถนำข้อมูลไปใช้พัฒนาศักยภาพของบุคลากรได้อย่างตรงจุด นอกจากนี้ ระบบ PMS ยังช่วยลดภาระการทำงานของฝ่าย HR เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หากองค์กรไหนที่ต้องการระบบ PMS เข้าไปช่วยยกระดับการทำงานของ HR ให้สะดวกและมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำ ATHM PMS ที่ช่วยให้องค์กรประเมินผลการทำงานได้แบบ 360 องศส สามารถออกแบบการประเมินผลและพัฒนาบุคลากรให้เหมาะสมกับโครงสร้างองค์กร พร้อมวางแผนพัฒนารายบุคคลอย่างตรงจุด
