ในวันที่เทคโนโลยีคือสิ่งสำคัญต่อชีวิตผู้คน ด้านองค์กรเองก็ต้องพร้อมปรับตัวด้วยนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาปรับใช้ เพื่อเพิ่มความสะดวกและยกระดับสวัสดิการของพนักงาน โปรแกรม Payroll คืออีกหนึ่งเทคโนโลยีในการช่วงคำนวณและจ่ายเงินเดือนอัจฉริยะ ที่เปลี่ยนการจ่ายเงินจากรูปแบบเดิม ๆ ให้รวดเร็ว แม่นยำมากขึ้น
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปทำความเข้าใจถึงความสำคัญของ โปรแกรม Payroll ต่อองค์กร และความแตกต่างระหว่าง Payroll กับ Salary เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้น ว่าทำไมทุกองค์กรควรหันมาใช้ Payroll เพื่อจ่ายเงินเดือนพนักงาน
ความสำคัญของ โปรแกรม Payroll ต่อองค์กร
ในยุคที่โลกก้าวเข้าสู่ดิจิทัล ที่การทำงานและธุรกิจต้องมีความสะดวก ทันสมัย Payroll คือสิ่งที่มีบทบาทในการช่วยลดภาระงานของแผนก HR และเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร เพราะในการคำนวณจ่ายเงินเดือนนั้น ไม่ได้มีแค่การจ่ายเงินเดือนให้พนักงานแต่ละคน แต่มันยังมีส่วนของ ค่าประกันสังคม, ค่าโอที, ค่าภาษี รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่การคำนวณในรูปแบบเดิม ๆ อาจทำให้เกิดความผิดพลาด หรืออาจทำให้เจ้าหน้าที่ HR ต้องทำงานหนักขึ้นกว่าเดิม จนไม่สามารถบริหารส่วนอื่น
ดังนั้นโปรแกรม Payroll จึงเข้ามามีบทบาทในการช่วยลดภาระงานดังกล่าว ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเพิ่มความสะดวก โดยบทบาทของโปรแกรม Payroll คือการช่วยคำนวณเงินเดือนพร้อมหักลบค่าใช้จ่ายของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยในการออกเอกสารเงินเดือนให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติ ข่วยให้ HR สามารถทำงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น และมีเวลาในการพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลมากขึ้น
ทำความรู้จักระบบ Payroll ว่าคืออะไร ช่วยอำนวยความสะดวกต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
ได้ที่บทความ: ระบบ Payroll : ช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ลืมปัญหาการคำนวณแบบเดิมๆ
โปรแกรม Payroll VS. Salary ต่างกันอย่างไร?
หลายคนอาจมีข้อสงสัยว่า ระหว่างโปรแกรม Payroll และ Salary มีความต่างกันอย่างไรบ้าง? ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจความหมายของ Salary กันก่อน
Saraly นั้นหมายถึงเงินเดือน หรือค่าจ้างที่พนักงานควรได้รับจากการทำงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่นายจ้างและลูกจ้างได้ทำข้อตกลงกันไว้ ทั้งนี้การจ่ายเงินเดือนสามารถทำได้ทั้งแบบจ่ายเป็นเงินสดหรืิโอนเข้าบัญชีธนาคารของพนักงาน ซึ่งความแตกต่างของ โปรแกรม Payroll และ Salary สามารถเข้าใจได้ง่าย ๆ ดังนี้
| Payroll | Salary |
|---|---|
| ระบบที่ดูแลเกี่ยวกับเงินเดือน | เงินเดือนหรือค่าแรงที่พนักงานได้รับจากการทำงาน |
| ดูแลครอบคลุมทุกอย่างที่เกี่ยวกับเงินเดือนเช่น ค่าประกันสังคม, ค่าภาษี, ค่าโอที เป็นต้น | เป็นค่าจ้างที่มีความตายตัวคงที่ในการจ่าย ให้แต่ละเดือน |
| เป็นระบบที่สามารถจ่ายเงินได้อัตโนมัติโดยองค์กรสามารถระบุวันจ่ายเงินเดือนแล้วเงินจะโอนเข้าบัญชีพนักงานตามที่กำหนด | เป็นการจ่ายเงินเดือนในรูปแบบเงินสดหรือโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร |
องค์กรแบบไหนบ้าง ที่ต้องใช้ โปรแกรม Payroll
การนำโปรแกรม Payroll มาใช้ในการทำงานหลายคนอาจเข้าใจว่า จะต้องเป็นองค์กรทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ความจริงแล้ว ไม่ว่าจะองค์กรขนาดไหน ก็สามารถใช้โปรแกรม Payroll ได้ตามวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยแบ่งเป็นดังนี้
1.องค์กรที่เกิดปัญหาการจ่ายค่าจ้าง
ไม่ว่าองค์กรจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หากมีระบบเงินเดือนที่ไม่แข็งแรงพอ เช่น เจ้าหน้าที่ HR มีไม่เพียงพอ หรือพนักงานในองค์กรมีจำนวนมากเกินไป จนเกิดความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน หรือจ่ายเงินล่าช้า การใช้โปรแกรม Payroll จะช่วยให้การจ่ายเงินเดือนให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ลดภาระงาน HR และสามารถรองรับต่อการคำนวณเงินเดือนพนักงานจำนวนมากได้
2.องค์กรที่วางแผนขยายกิจการ
สำหรับบางองค์กรที่เมื่อทำธุรกิจไปเรื่อย ๆ ต้องการขยายกิจการให้เกิดการเติบโต มีการรับพนักงานมากขึ้น หรือต้องการทำให้องค์กรมีความทันสมัย ยกระดับสวัสดิการพนักงาน โปรแกรม Payroll คือหนึ่งในสิ่งที่ช่วยตอบโจทย์ ด้วยการรองรับต่องาน และชุดข้อมูลจำนวนมาก เพื่อให้ HR สามารถบริหารการจ่ายเงินเดือนให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับการเติบโตขององค์กร
3.องค์กรที่ต้องการลดภาระค่าใช้จ่าย
การจ่ายเงินเดือนในรูปแบบเดิม นอกจากจะทำให้เจ้าหน้าที่ HR ทำงานได้ช้าและเสี่ยงต่อความผิดพลาดแล้ว บางองค์กรยังต้องจ้างเจ้าหน้าที่ HR เพิ่ม เพื่อรองรับต่อการทำงาน ทำให้เสียงบประมาณโดยไม่จำเป็น การใช้โปรแกรม Payroll คือการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะ Payroll จะเข้ามาทำหน้าที่แทน HR ในงานที่เกี่ยวกับเงินเดือน ด้วยราคาที่ไม่แพงเมื่อเทียบกับการจ้างพนักงาน
4.เพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูล
เงินเดือนพนักงานถือว่าเป็นข้อมูลละเอียดอ่อน ที่หากรั่วไหลอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อพนักงาน และองค์กรได้ ซึ่งโปรแกรม Payroll จะเข้ามาเพิ่มความปลอดภัยด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล มีรูปแบบการจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ รวมถึงมีการเข้าถึงข้อมูลที่รัดกุมด้วยรหัสความปลอดภัยขั้นสูง ช่วยให้องค์กรและพนักงานมั่นใจได้ว่า ข้อมูลจะไม่เกิดการรั่วไหลไปสู่ผู้ไม่หวังดี
ประโยชน์ของ โปรแกรม Payroll ต่อพนักงาน
นอกจากประโยชน์ ความสะดวกต่าง ๆ ที่องค์กรจะได้จากการใช้โปรแกรม Payroll แล้ว กับตัวพนักงานในองค์กรเอง ก็ได้รับประโยชน์ต่าง ๆ ไม่แพ้กัน โดยจะมีดังนี้
1. ช่วยให้พนักงานมั่นใจในการจ่ายเงินเดือน
เพราะโปรแกรม Payroll คือระบบที่จะทำหน้าที่จ่ายเงินเดือนให้พนักงานผ่านบัญชีธนาคารโดยอัตโนมัติ โดยแต่ละองค์กรจะกำหนดวันและเวลาในการจ่ายเงินแต่ละเดือนอย่างชัดเจน ดังนั้นพนักงานสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้เงินเดือนที่เข้าบัญชีตรงเวลา ช่วยให้การบริหารเงินเดือนเป็นไปอย่างแม่นยำมากขึ้น
2. ช่วยต่อการคำนวณค่าภาษี
หนึ่งในค่าใช้จ่ายสำคัญในการคำนวณเงินเดือนคือค่าภาษี ที่จะต้องหักจากเงินเดือนของพนักงานในแต่ละเดือน โดยโปรแกรม Payroll จะช่วยทำหน้าที่คำนวณและหักค่าใช้จ่ายดังกล่าวจากเงินเดือนโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ในกรณีของการยื่นภาษีประจำปี พนักงานสามารถดาวน์โหลดเอกสารเงินเดือนที่ โปรแกรม Payroll ออกให้เพื่อกรอกเอกสาร ภงด.1 และ สปส.1-10 ได้สะดวกมากขึ้น
3. ช่วยต่อการขอสินเชื่อ
สำหรับพนักงานที่มีความประสงค์ในการขอสินเชื่อ หรือธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ โปรแกรม Payroll จะเพิ่มความสะดวกตรงที่พนักงานสามารถดาวน์โหลดเอกสารเงินเดือนเพื่อมายื่นกับธนาคารหรือสถาบันการเงินได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาขอเอกสารใด ๆ กับ HR
สรุป
การใช้ โปรแกรม Payroll คือการยกระดับและแก้ปัญหาการจ่ายเงินเดือนแบบเดิม ๆ ไม่ว่าจะเป็นการลดโอกาสเกิดความผิดพลาด ความแม่นยำในการจ่ายเงินตรงเวลา และลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ HR จึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการใช้ Payroll คือการลงทุนที่คุ้มค่า และไม่ควรมองข้าม
สำหรับองค์กรไหนต้องการโปรแกรม Payroll สะดวก ทันสมัย ขอแนะนำ ATHM ซึ่งเป็น Payroll ที่ครอบคลุมทุกอย่างเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือน ไม่ว่าจะเป็น การคำนวณอัตโนมัติในคลิกเดียว, เพิ่มการทำจ่ายได้หลายงวดต่อเดือน, เพิ่มรายได้รายหัก และสร้างรายการเบิกจ่าย เป็นต้น พร้อมรองรับต่อองค์กรที่มีความซับซ้อน และตอบโจทย์ต่อองค์กรทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่
