ในโลกธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขันและความไม่แน่นอน โดยเฉพาะเรื่องกำลังคน ที่หากวางแผนไม่ดี อาจทำให้องค์กรล้มเหลว ขาดประสิทธิภาพ “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์” ไม่ใช่แค่เรื่องการหาคนมาทำงาน แต่คือหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้เดินไปข้างหน้าอย่างมั่นคง การมีคนที่ใช่ ในเวลาที่เหมาะสม และในตำแหน่งที่ถูกต้อง คือปัจจัยที่ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ เทคโนโลยี และความต้องการของตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปรู้จักกับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ว่าคืออะไร ทำไมถึงสำคัญต่อองค์กร และทั้ง 6 ขั้นตอนการนำมาปรับใช้ ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรในระยะยาว
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (HRP) คืออะไร สำคัญต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หรือ Human Resource Planning: HRP เป็นกระบวนการที่เจ้าหน้าที่ HR รวมถึงผู้บริหารองค์กร ร่วมกันวิเคราะห์ วางแผน และคาดการณ์เกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพต่อการทำงาน สร้างผลผลิตต่อองค์กร และพร้อมพาองค์กรไปสู่เป้าหมายท่ีวางไว้ ซึ่งการวางแผนทรัพยากรมนุษย์นั้น จะเกี่ยวข้องกับการวางแผนจำนวนพนักงาน การออกแบบสวัสดิการ และการพัฒนาทักษะ ความสามารถของพนักงาน เป็นต้น
ทั้งนี้การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กร ดังนี้
- ช่วยต่อการดึงดูดคนเก่ง มีความสามารถเข้ามาร่วมงานในองค์กร
- ลดปัญหาพนักงานขาดแคลน หรือจำนวนพนักงานที่เยอะจนเกินไป
- ช่วยให้ผลงานขององค์กรออกมามีคุณภาพ ช่วยเพิ่มผลผลิตและกำไรมากขึ้น
- ลดต้นทุนที่เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล เช่น การประกาศจ้างงาน หรือค่าจ้างบางตำแหน่งงานที่ไม่จำเป็น
ปัจจัยสำคัญต่อ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
สำหรับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จะต้องคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
- ปัจจัยด้านนโยบายขององค์การ (Organization Policy) เป็นการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กร เพื่อให้แผนที่วางไว้สามารถพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้
- ปัจจัยด้านโครงสร้างขององค์การ (Organization Structure) เป็นการพิจารณาถึงโครงสร้างขององค์กร ว่ามีรูปแบบจัดการแบบใด เช่น มีโครงสร้างแบบลำดับชั้น หรือแบนราบ เป็นต้น
- ปัจจัยด้านวัฒนธรรมขององค์การ (Organization Culture) การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรสอดคล้องกับวัฒนธรรมหรือค่านิยมขององค์กร เพื่อเป็นการสร้างแรงผลักดันต่อการทำงานของพนักงานในองค์กร
- ปัจจัยด้านบุคลากรในองค์การ (Organization Workforce) คือการพิจารณาถึงบุคลากรในองค์กร เช่น จำนวนพนักงานที่ดำเนินงาน หรือจำนวนพนักงานที่ลาออก เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาวางแผนด้านกำลังคนได้อย่างถูกต้อง
- ปัจจัยด้านลักษณะงาน (Characteristic of Job) เป็นการพิจารณาลักษณะงานขององค์กร ว่าต้องการกำลังคนในด้านใดเป็นพิเศษ เพื่อวางแผนในการคัดเลือกคุณสมบัติคนมาร่วมงานได้เหมาะสมกับเนื้องานที่ต้องการ
6 ขั้นตอน การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ให้เกิดประสิทธิภาพ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ และได้ผลดีต่อองค์กรในระยะยาว จะประกอบด้วย 6 ขั้นตอนต่าง ๆ ที่ HR ต้องรู้ ดังนี้
1. ประเมินสภาพแวดล้อมขององค์กร
สำหรับขั้นตอนแรกในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หรือ HRP เจ้าหน้าที่ HR จะต้องทำการรพิจารณาถึงสิ่งแวดล้อม และปัจจัยต่าง ๆ รวมถีงเข้าใจบริบทขององค์กร เช่น ความแข็งแกร่งขององค์กร, พนักงานที่มีในองค์กร, ตำแหน่งหน้าที่, สวัสดิการที่มี รวมถึงแผนกลยุทธ์ และเป้าหมายขององค์กร
นอกจากนี้ยังรวมถึงปัจจัยภายนอกอย่าง แนวโน้มทางเศรษฐกิจ, การแข่งขันในตลาดแรงงาน ที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กร ซึ่งหากประเมินสิ่งแวดล้อม และปัจจัยอย่างถี่ถ้วน จะช่วยให้เห็นถึงโอกาส และความท้าทายในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ได้อย่างชัดเจนมากขึ้น
2. คาดการณ์ความต้องการแรงงาน
หลังจากที่ดำเนินการประเมินสภาพแวดล้อมขององค์กรแล้ว ส่วนต่อมาคือการคาดการณ์ความต้องการของตลาดแรงงาน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการจ้างงานขององค์กร เพื่อให้เจ้าหน้าที่ HR สามารถวางแผนกลยุทธ์ในการจ้างพนักงาน และพัฒนาพนักงานได้อย่างแม่นยำ
โดยวิธีคาดการณ์นั้น สามารถทำได้ทั้งแบบเชิงคุณภาพ และปริมาณ ดังนี้
- วิธีคาดการณ์เชิงคุณภาพ เป็นการร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญ ในการคาดการณ์ และตั้งสมมติฐานต่าง ๆ ซึ่งจะใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่ค่อนข้างนาน แต่จะช่วยให้องค์กรได้รับความคิดเห็นและข้อเสนอแนะที่เชื่อถือได้
- วิธีเชิงปริมาณ เป็นการนำข้อมูลแนวโน้ม และข้อมูลต่าง ๆ ในอดีต มาวิเคราะห์ และคาดการณ์ตลาดแรงงานในอนาคต ซึ่งจะสามารถเก็บข้อมูลได้รวดเร็ว และใช้ข้อมูลตัวเลขเชิงสถิติในการคาดการณ์
3. ประเมินอุปทานแรงงาน
เป็นการประเมินอุปทานของแรงงานทั้งภายในองค์กร และภายนอกองค์กร เพื่อวางแผนกลยุทธ์ทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้อย่างแม่นยำ และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามที่องค์กรกำหนด เช่น การวางแผนด้านสวัสดิการในองค์กร หรือการวางแผนหาพนักงานที่มีความสามารถมาร่วมงาน เป็นต้น
โดยการประเมินอุปทานภายในและภายนอกองค์กร มีดังนี้
- อุปทานภายใน คือการประเมินทุกอย่างที่เกี่ยวกับพนักงานภายในองค์กร อาจใช้ข้อมูลจากระบบ HRIS (Human Resource Information System) ช่วยทำนายแนวโน้มจากรูปแบบปัจจุบันเช่น จำนวนพนักงาน, ตำแหน่งงาน, พนักงานที่ลาออก, และสวัสดิการที่มี เป็นต้น
- อุปทานภายนอก คือ แรงงานจากตลาดแรงงานภายนอกที่สามารถรับเข้ามาได้ โดยขอบเขตตลาดจะแตกต่างกันไปตามทักษะงาน เช่น งานที่ต้องใช้ทักษะสูง อาจต้องหาพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง เป็นต้น
ทำความเข้าใจถึง ความสำคัญของระบบ HRIS และแนวทางไปปรับใช้ในองค์กร
ได้ที่บทความ: รู้ก่อนใช้! ระบบ HRIS คืออะไร ทำไมถึงมีบทบาทสำคัญต่อการพัฒนาองค์กร
4. การวิเคราะห์ช่องว่าง
สำหรับขั้นตอนการวิเคราะห์ช่องว่างนั้น คือการเปรียบเทียบผลการคาดการณ์ ความต้องการแรงงาน และ อุปทานแรงงาน เพื่อตรวจสอบว่าเกิดภาวะขาดแคลนหรือมีแรงงานเกินจำเป็นหรือไม่ หลังจากนั้น HR จะทำการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรด้วยการนำข้อมูลการคาดการณ์แรงงาน และอุปทานแรงงาน มาเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อดูว่ามีความพร้อมในการดำเนินธุรกิจตามแผนหรือไม่
5. การวางแผนปฏิบัติการ
เมื่อได้ผลการวิเคราะห์แล้ว ขั้นตอนต่อมาในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อดำเนินการจริง โดยแผนนี้จะกำหนดลำดับขั้นตอน วิธีการ และมาตรการที่จะทำให้การตัดสินใจในแต่ละขั้นนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นได้จริง
6. การติดตามและประเมินผล
หลังจากที่วางแผนปฏิบัติการแล้ว เจ้าหน้าที่ HR จะต้องทำหน้าที่ติดตามและประเมินผลการดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์ เพื่อดูว่ามีประสิทธิภาพเพียงใด หากพบความคลาดเคลื่อน ต้องมีการปรับแก้ และใช้ผลตอบรับ (Feedback) มาประเมินว่าองค์กรสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ด้านทรัพยากรมนุษย์ได้มากน้อยแค่ไหน
สรุป
“การวางแผนทรัพยากรมนุษย์” คือกระบวนการที่เป็นระบบ ตั้งแต่การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม การคาดการณ์ความต้องการแรงงาน การประเมินอุปทานแรงงาน การวิเคราะห์ช่องว่าง การจัดทำแผนปฏิบัติ ไปจนถึงการติดตามและประเมินผล แต่ละขั้นตอนล้วนเชื่อมโยงกัน เพื่อให้องค์กรมีบุคลากรที่เหมาะสม พร้อมสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจอย่างยั่งยืน
หากองค์กรไหนที่ต้องการตัวช่วยงาน HR ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งเสริมการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ขอแนะนำ ATHM ที่เป็นบริการด้าน HR แบบครบ จบ ไม่ว่าจะเป็น ATHM Core ระบบสารสนเทศที่ช่วยให้การจัดการทรัพยากรบุคลากร, ระบบ LMS All-in-One สำหรับพัฒนาศักยภาพพนักงาน และ Smarter Recruitment Platform สำหรับคัดเลือกพนักงานที่ใช่สำหรับองค์กร
