ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการจัดการงานภายในองค์กร การเปลี่ยนแปลงจากเอกสารกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัลกลายเป็นเรื่องจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หนึ่งในนั้นคือ E Slip เงินเดือน หรือสลิปเงินเดือนแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่กำลังได้รับความนิยมและมีบทบาทในองค์กรเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพราะช่วยให้การจ่ายเงินเดือนมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสะดวกรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม
บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ E Slip ตั้งแต่พื้นฐาน ไปจนถึงประโยชน์ที่องค์กรไม่ควรมองข้าม พร้อมแนะแนวทางเลือกใช้โปรแกรม Payroll ที่ตอบโจทย์งาน HR ยุคใหม่อย่างแท้จริง
E Slip เงินเดือน คืออะไร ?
ก่อนที่เราจะไปทำความเข้าใจว่า “E-Slip” คืออะไร ต้องมารู้จักกับ PaySlip หรือ สลิปเงินเดือนกันก่อน ซึ่งสลิปเงินเดือน คือเอกสารที่ทาง HR ขององค์กรออกให้กับพนักงานใอแต่ละเดือน โดยจะเกี่ยวข้องกับเงินเดือนในแต่ละเดือนของพนักงานคนนั้น ๆ โดยละเอียด มีการแจกแจงรายได้ และรายจ่ายต่าง ๆ เช่น ฐานเงินเดือน, ค่าโอที, ค่าประกันสังคม, ค่าภาษี เป็นต้น โดยข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนนั้น จะมีการให้กับพนักงานโดยตรง และปิดผนึกอย่างชัดเจน เพราะเงินเดือนแต่ละคนถือว่าเป็นความลับสำคัญ
สำหรับ E Slip เงินเดือนจะเป็นสลิปเงินเดือนแบบดิจิทัล ที่จะเปลี่ยนจากการส่งสลิปเงินเดือนแบบเอกสารหรือกระดาษ เป็นการส่งเอกสารให้พนักงานในรูปแบบออนไลน์ เช่น การส่งอีเมลหรือแอปพลิเคชันขององค์กร เป็นต้น ซึ่ง E Slip นั้นจะมีการตั้งรหัสการยืนยันตัวตน ถึงจะสามารถเปิดเพื่อดูสลิปเงินเดือนได้ ทำให้มีความปลอดภัย สะดวก รวดเร็วกว่าการให้สลิปเงินเดือนแบบกระดาษ
E Slip เงินเดือน ประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง ?
สำหรับการออก E Slip เงินเดือนพนักงานที่ดีนั้น จะต้องประกอบด้วยข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ของพนักงาน ดังนี้
- ชื่อเอกสาร: โดยจะต้องมีการระบุชัดเจนว่าคือ “สลิปเงินเดือน” เพื่อสะดวกต่อการใช้งาน และสามารถตรวจสอบได้
- ข้อมูลขององค์กร เป็นการระบุชื่อขององค์กร, ที่อยู่, เบอร์โทร, อีเมลที่สามารถติดต่อได้
- วันที่จ่ายเงินเดือน เป็นการระบุวัน เดือน ปี ที่จ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน เพื่อให้ทราบว่าเป็นรอบจ่ายเงินเดือนของเดือนไหน
- ข้อมูลพนักงาน เป็นการระบุ ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่งงาน ของพนักงานที่รับเงินเดือน
- ข้อมูลรายได้ เป็นการระบุรายละเอียดของเงินเดือนและรายรับพนักงานอย่างชัดเจน เช่น ฐานเงินเดือน, ค่าล่วงเวลา(OT) ค่าเดินทาง เป็นต้น
- ข้อมูลการหักเงิน เป็นการระบุค่าใช้จ่ายที่หักจากเงินเดือนของพนักงาน เช่น ค่าประกันสังคม, ค่าภาษี, ค่าหักวันลา มาสาย เป็นต้น
- เงินเดือนสุทธิ เป็นข้อมูลรายได้สุทธิของเดือน ๆ นั้นที่พนักงานจะได้
โปรแกรม Payroll สามารถออก E Slip เงินเดือนได้ไหม
องค์กรไหนที่ใช้โปรแกรม Payroll สำหรับคำนวณเงินเดือนพนักงาน อาจสงสัยว่า Payroll สามารถออก E Slip เงินเดือน ได้หรือไม่ คำตอบคือสามารถทำได้ เนื่องจากโปรแกรม Payroll คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนรูปแบบการจ่ายเงินเดือนให้เป็นแบบดิจิทัล นอกจากการคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติ ยังรวมถึงการส่ง E Slip เงินเดือนให้พนักงานแบบอัตโนมัติด้วยเช่นกัน ทำให้พนักงานสามารถทราบข้อมูลการจ่ายเงินเดือนโดยทันที ช่วยลดภาระงาน HR จากเดิมที่ต้องส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทีละคน
เข้าใจถึงประโยชน์และความสำคัญของโปรแกรม Payroll ต่อองค์กรและพนักงาน
ได้ที่บทความ: โปรแกรม Payroll ดีอย่างไร? ประโยชน์ที่ทั้งองค์กรและพนักงานได้รับ
E Slip เงินเดือน ดีต่อองค์กร อย่างไรบ้าง
การที่องค์กรนำ Payslip มาปรับใช้ในการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพต่าง ๆ ต่อการทำงานและภาพลักษณ์ขององค์กร ดังนี้
1. ช่วยต่อการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ
เพราะการใช้โปรแกรม Payroll ในการส่ง E Slip ให้กับพนักงานนั้น จะเป็นการนำฐานข้อมูลเงินเดือนของพนักงานไปเก็บในระบบออนไลน์ ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะเสียหาย สูญหาย หรือถูกทำลาย และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลที่รัดกุมมากขึ้น
2. ประหยัดต้นทุน
การที่องค์กรเลือกใช้โปรแกรม Payroll ในการจ่าย E Slip จะช่วยประหยัดต้นทุนการของกระบวนการจ่ายเงินเดือน ทั้งค่าใช้จ่ายกระดาษ ค่าจ้างเจ้าหน้าที่ในการคำนวณเงินเดือน รวมถึงต้นทุนด้านพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร นอกจากนี้ยังเป็นการลดการใช้กระดาษ ช่วยต่อการประหยัดทรัพยากร ในช่วงภาวะโลกร้อน
3. การเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกรวดเร็ว
องค์กรที่จ่ายเงินเดือนพนักงานผ่าน E Slip เงินเดือน จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เพียงใช้สมาร์ทโฟนหรืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ เพื่อใช้เข้าถึง E Slip และดาวน์โหลดเก็บไว้ เพื่อนำไปใช้ทำธุรกรรมต่าง ๆ ได้ทันที ลดความเสี่ยงจากการสูญหาย หรือส่งมอบสลิปเงินเดือนผิดคนได้
4. ง่ายต่อการจัดการข้อมูล
ในโปรแกรม Payroll นั้น จะเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการกับข้อมูลเงินเดือน โดยเจ้าหน้าที่ HR สามารถเข้าถึง และจัดการกับข้อมูลเงินเดือนพนักงานได้สะดวกขึ้น สามารถค้นหาเพื่อเรียกดูสลิปเงินเดือนย้อนหลังของพนักงานได้ตลอดเวลา รวมถึงช่วยลดภาระเจ้าหน้าที่ HR ในการจัดการข้อมูลเงินเดือนพนักงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
5. สอดคล้องกับกฎหมาย PDPA
ในยุคดิจิทัลกฎหมาย PDPA ถือว่ามีบทบาทสำคัญต่องานของเจ้าหน้าที่ HR ที่จะต้องรับผิดชอบข้อมูลของพนักงานทุกคนในองค์กร ดังนั้นการจัดการเรื่องสลิปเงินเดือนต้องมีความปลอดภัย ซึ่ง E Slip เงินเดือนในโปรแกรม Payroll ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลให้รัดกุมยิ่งขึ้นด้วยระบบการเข้าถึงรหัสของพนักงานแต่ละคน
สรุป
การเปลี่ยนจากการให้สลิปเงินเดือนทั่วไปพนักงาน มาเป็น E Slip เงินเดือนนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กรในยุคนี้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของความปลอดภัยที่สูงกว่า, การจัดการข้อมูลที่ง่าย สะดวกกว่า และมีโอกาสผิดพลาดน้อยกว่า ดังนั้นการลงทุนกับ E Slip หรือโปรแกรม Payroll จึงเป็นสิ่งที่คุ้มค่าต่อการทำงานขององค์กรในระยะยาว
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการผู้ช่วย HR ในการจัดการเงินเดือน ขอแนะนำ ATHM ที่มีโปรแกรม Payroll แบบครบวงจร ทั้งการคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติ และการออก E Slip ให้กับพนักงาน พร้อมยกระดับการทำงานของ HR ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
