การบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคดิจิทัล HR ต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เพราะต้องจัดการกับข้อมูลมหาศาลภายในองค์กร รวมถึงการนำข้อมูลมาต่าง ๆ มาวางกลยุทธ์พัฒนาองค์กร โดยตัวช่วยของ HR ยุคใหม่เรียกว่าระบบ HRIS คือเทคโนโลยีสารสนเทศที่เข้ามาช่วยลดภาระงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงาน
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับระบบ HRIS ว่าคืออะไร เข้ามาช่วยการทำงานของ HR ยังไงบ้าง ทำไมทุกองค์กรยุคใหม่ต้องใช้ ถ้าพร้อมแล้วไปติดตามอ่านกันได้เลยครับ
HRIS คืออะไร สำคัญต่องาน HR อย่างไรบ้าง
HRIS ย่อมาจาก Human Resource Information System เป็นระบบสารสนเทศสำหรับด้านทรัพยากรมนุษย์ เพื่อสนับสนุนการทำงานของระบบ HR ให้สามารถดำเนินการต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยข้อมูลที่ระบบ HRIS รวบรวมไว้จะมีตั้งแต่ ข้อมูลทั่วไปของพนักงาน ประวัติการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลประเมินการทำงาน ข้อมูลวันลา เป็นต้น
สำหรับความสำคัญของระบบ HRIS จะเป็นการทำหน้าที่ช่วยให้ HR สามารถจัดการกับข้อมูลจำนวนมากภายในองค์กร ช่วยให้การออกแบบกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์มีความแม่นยำ ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากระบบแมนนวล รวมถึงเป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาพัฒนาศักยภาพงาน HR ให้มีคุณภาพกว่าเดิม
ทำความรู้จักระบบ HR และช่วยต่อการบริหารทรัพยากรบุคคลยังไงบ้าง
ในบทความ: ทำความรู้จัก ระบบ HR: เครื่องมือสำคัญที่องค์กรยุคใหม่ขาดไม่ได้
HRIS สามารถจัดการข้อมูลอะไรบ้าง
สำหรับการทำงานของระบบ HRIS จะสามารถจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงาน ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลส่วนบุคคล
เป็นข้อมูลทั่วไปส่วนบุคคลของพนักงานนั้น ๆ เช่น ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ วุฒิการศึกษา อีเมล เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น โดยข้อมูลเหล่านี้จะช่วยต่อการสืบค้นของเจ้าหน้าที่ HR ในตอนที่ต้องการใช้งานข้อมูลของพนักงานคนนั้น ๆ ช่วยเพิ่มความรวดเร็ว และสะดวกในการดำเนินการมากขึ้น
2. ข้อมูลการศึกษา
เป็นข้อมูลที่รวบรวมเกี่ยวกับประวัติการศึกษาของพนักงาน โดยจะรวมข้อมูลตั้งแต่ มหาวิทยาลัยที่จบ สาขาการเรียน เกรดเฉลี่ยต่าง ๆ รวมถึงผลงานโปรเจกต์จบ และความถนัดของพนักงาน ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่ช่วยให้ HR สามารถนำไปวางแผนพัฒนาบุคลากร และประเมินการทำงานได้อย่างแม่นยำ
3. ข้อมูลประเมินการทำงาน
เป็นข้อมูลของการประเมินการทำงานต่าง ๆ ตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงานจนถึงปัจจุบัน ซึ่งจะมีตั้งแต่ ความพึงพอใจในการทำงาน ทัศนคติในการทำงาน ไปจนถึงเป้าหมายของการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยต่อการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ของ HR ทั้งการออกแบบสวัสดิการ การวางแผนพัฒนาศักยภาพ และการวางแผนด้านกำลังคน เป็นต้น
4. ข้อมูลเงินเดือน
เป็นข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้าง และสวัสดิการต่าง ๆ ของพนักงานแต่ละคน เช่น ค่าประกันสังคม ภาษี รายจ่ายเพิ่มเติม หรือค่า OT ต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยต่อการคำนวณจ่ายเงินเดือนของ HR ให้สามารถจ่ายเงินพนักงานได้อย่างแม่นยำ ลดความผิดพลาด
5. ข้อมูลการทำงาน
เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน เช่น ข้อมูลการลา ข้อมูลวันทำงาน ข้อมูลการมาสาย เป็นต้น โดยข้อมูลส่วนนี้จะช่วยต่อการคำนวณโบนัส หรือการการจ่ายเงินเดือน รวมถึงการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ และต่อยอดการทำงานขององค์กรในอนาคต
เหตุผลที่องค์กรควรใช้ระบบ HRIS ในการทำงาน
การนำระบบ HRIS เข้ามาปรับใช้ในองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ HR ในด้านต่าง ๆ รวมถึงยกระดับงานด้านบริหารทรัพยากรบุคคลให้เกิดคุณภาพ โดยเหตุผลที่องค์กรควรใช้งานระบบ HRIS มีดังนี้
1. จัดการข้อมูลได้แม่นยำ
หนึ่งในประโยชน์ของการใช้ระบบ HRIS คือการช่วยให้ HR สามารถจัดการกับข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น การจัดเก็บข้อมูลของพนักงาน การเช็กเวลาเข้า-ออกของพนักงาน เช็กวันลามาสาย เพื่อให้ HR สามารถทำงานต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ ลดความยุ่งยากซับซ้อนจากการทำงานระบบเก่า นอกจากนี้ข้อมูลจากระบบ HRIS ยังสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อช่วยต่อการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลในอนาคต
2. เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
เนื่องจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบ HR นั้น เป็นข้อมูลสำคัญขององค์กร ที่ต้องมีการใส่ใจด้านความปลอดภัย ดังนั้นการนำระบบ HRIS มาใช้งานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม เพราะระบบ HRIS จะเข้ามาช่วยให้การทำงานด้านทรัพยากรบุคคลมีความเป็นระบบมากขึ้น พร้อมทั้งมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ เฉพาะสำหรับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลเท่านั้น เพื่อสร้างมาตรฐานการทำงานที่ปลอดภัย ลดโอกาสรั่วไหลของข้อมูล
3. ลดค่าใช้จ่ายในการบริหารข้อมูล
การใช้ระบบ HRIS ในองค์กร จะช่วยต่อการลดค่าใช้จ่ายในด้านการบริหารข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น โดยระบบสารสนเทศนี้จะช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานขององค์กรจากที่ใช้วิธีเก็บข้อมูลเป็นกระดาษหรือเอกสาร สู่ระบบดิจิทัลที่ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลน้อยกว่า รวมถึงสะดวกต่อการสืบค้น การจัดการระบบงานให้เกิดความแม่นยำ รวมถึงการทำงานของระบบ HRIS ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานบางตำแหน่ง เพราะใช้ระบบเข้ามาช่วยจัดการหน้าที่ดังกล่าวแทน
4. สามารถเชื่อมต่อและใช้งานง่าย
อีกจุดเด่นที่หลายองค์กรนิยมใช้ระบบ HRIS คือความง่าย ความสะดวกสบายในการใช้งาน เนื่องจากเป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบมาให้เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน ช่วยให้เจ้าหน้าที่ HR หรือพนักงานสามารถเชื่อมต่อและเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ระบบ HRIS มีการทำให้สามารถตอบโจทย์ต่อวัฒนธรรมของแต่ละองค์กรที่แตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นองค์กรที่ทำงานแบบ On Site หรือองค์กรที่ทำงานแบบ Hybrid ที่ต้องตรวจเช็กเวลาทำงานพนักงานผ่านระบบออนไลน์ เป็นต้น
สรุป
การนำระบบ HRIS มาปรับใช้ในองค์กรนั้น นอกจากจะสร้างความสะดวกสบาย เพิ่มความถูกต้องแม่นยำให้กับงาน HR แล้ว ยังช่วยให้การวางแผนด้านทรัพยากรบุคคลในองค์กรสามารถเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ง่ายต่อการทำงานด้วยระบบที่เข้าถึงง่าย ทั้งต่อตัวพนักงานและเจ้าหน้าที่ HR เอง
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการระบบ HR ที่มีความทันสมัย ขอแนะนำ ATHM Core ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานของทุกองค์กร ครอบคลุมตั้งแต่ การจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบจัดการเงินเดือน ระบบจัดการวันลาและเวลาทำงาน รวมถึงการรายงาน วิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ เพื่อยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ทันสมัย มีคุณภาพยิ่งขึ้น
