ท่ามกลางโลกการทำงานที่เข้าสู่ยุคดิจิทัล เทคโนโลยีและความทันสมัยคือสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรล้วนให้ความสำคัญ เพื่อเพิ่มศักยภาพของการทำงานส่วนต่าง ๆ ให้ได้ผลลัพธ์ดียิ่งขึ้น หนึ่งในนั้นคือ HR Tech เป็นสิ่งที่เข้ามาช่วยเพิ่มความสะดวกต่อเจ้าหน้าที่ HR ในการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ได้ดีที่สุด ตั้งแต่การคัดเลือกพนักงาน, การจัดการข้อมูล และการจ่ายเงินเดือน เป็นต้น
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จักถึงบทบาทและความสำคัญของ HR Tech ว่ามีอะไรบ้าง และเทคโนโลยีแบบไหนบ้างที่จำเป็นต่อองค์กรของคุณ
HR Tech คืออะไร
HR Tech ย่อมาจาก Human Resources Technology เป็นการทำงานด้านบริหารทรัพยากรบุคคลของ HR มาผสมผสานกับเทคโนโลยีดิจิทัล เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีความคล่องตัวในการจัดการข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล และลดความผิดพลาด เป็นต้น
ในปัจจุบันได้มีแพลตฟอร์มหรือระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกของ HR โดยเฉพาะ เช่น โปรแกรมสำหรับคำนวณเงินเดือน, โปรแกรมสำหรับวิเคราะห์ข้อมูล, โปรแกรมสำหรับจัดการกับข้อมูลพนักงาน และโปรแกรมสำหรับจัดการวันลา เป็นต้น ซึ่งแต่ละองค์กรสามารถเลือกใช้บริการตามความเหมาะสม
ความสำคัญของ HR Tech ในยุคดิจิทัล
การนำ HR Tech มาปรับใช้ในองค์กร มีบทบาทสำคัญในการช่วยด้านต่าง ๆ ขององค์กร ให้สามารถปรับตัวต่อดิจิทัลได้ดียิ่งขึ้น โดยหน้าที่และความสำคัญในการใช้ HR Tech มีดังนี้
- ลดการทำงานที่มีความซ้ำซ้อน
หน้าที่ความรับผิดชอบของ HR นั้นจะต้องดูแลภาพรวมในส่วนของพนักงานทุกคนในองค์กร ซึ่งหากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก อาจทำให้การทำงานมีความยุ่งยากซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้นการนำ HR Tech มาปรับใช้ จะช่วยเพิ่มคุณภาพให้กับงานบริการทรัพยากรบุคคลมากขึ้น โดยจะเป็นการใช้เทคโนโลยีมาช่วยจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ลดภาระงานที่เป็นระบบแมนนวล และเพิ่มความถูกต้อง ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์ได้
- ช่วยให้ปรับตัวการทำงานยุคดิจิทัลได้ดีขึ้น
เพราะรูปแบบการทำงานในยุคดิจิทัลมีความต่างจากยุคก่อนเป็นอย่างมาก มีรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย และไม่ยึดติดอยู่กับกรอบแบบเดิม ๆ ทั้งการทำงานแบบ Remote รวมถึงการทำงานแบบ Flexible ดังนั้นการจัดการกับข้อมูลการทำงานก็ต้องมีความทันสมัย พร้อมปรับตัวตามไปด้วย โดย HR Tech จะมีระบบในการช่วยจัดการและตรวจสอบเวลาการเข้า – ออกงาน รวมถึงระบบวันลาของพนักงานภายในไม่กี่คลิก ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ HR ในการคอยตรวจสอบข้อมูล หรือต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก
- เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ
การนำ HR Tech มาใช้ในองค์กร นอกจากจะช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแล้ว ยังช่วยต่อการตัดสินใจและวางแผนการพัฒนาองค์กรในด้านต่าง ๆ ผ่านระบบทำหน้าที่ในการรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล ทั้งข้อมูลด้านค่าใช้จ่าย รวมถึงข้อมูลการทำงานของพนักงาน เพื่อให้ HR สามารถนำข้อมูลที่ได้ไปสรุปต่อผู้บริหาร และวางแผนในการวางกลยุทธ์ด้านบุคลากรได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น
4 HR Tech ยกระดับการทำงาน HR โดย ATHM Core
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการนำ HR Tech ไปปรับใช้เพื่อให้การบริหารบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถเลือกใช้บริการผ่าน ATHM Core ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ HRM แบบครบวงจร ด้วย 4 ฟีเจอร์ ดังต่อไปนี้
1. การจัดการเวลาและการลา
การทำงานในรูปแบบเก่านั้น ระบบการเข้า-ออกงาน หรือการลายังเน้นไปที่การตอกบัตร หรือใช้เอกสารในการอนุมัติวันลาต่าง ๆ ส่งผลให้นอกจากองค์กรจะต้องเปลืองกระดาษแล้ว ยังสิ้นเปลืองเวลาในตอนที่รวบรวมข้อมูลการลาของพนักงานแต่ละคน และยังอาจทำให้มีความผิดพลาดต่อการจัดการข้อมูลได้
ซึ่งระบบการจัดการเวลาเข้า-ออกงาน หรือการจัดการวันลาของ ATHM Core นั้น จะมาพร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยแก้ปัญหาการลาในรูปแบบเดิม พร้อมเพิ่มความสะดวกต่อการทำงานของ HR มากขึ้น ด้วยระบบทำหน้าที่บันทึก และประมวลผลอัตโนมัติ ช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบเวลาเข้า-ออกงาน ได้โดยทันทีผ่านระบบออนไลน์ หรือกรณีการจัดการวันลา ก็มีการแสดงยอดวันลาของพนักงานแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบตอนประเมินผล หรือจ่ายโบนัส
นอกจากนี้ยังมีระบบสำหรับองค์กรที่ต้องทำงานเป็นกะ ด้วย Shift Scheduling ที่สามารถจัดตารางการทำงานของพนักงานแต่ละกะได้มีประสิทธิภาพ
2. คำนวณเงินเดือนด้วย โปรแกรม Payroll
การคำนวณเงินเดือนคืออีกหนึ่งหน้าที่สำคัญและต้องอาศัยความละเอียดของ HR เพราะภายในเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนนั้นมีดีเทลล์ที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็น ค่าประกันสังคม, ค่า OT ที่ไม่เท่ากัน, ไปจนถึงค่าภาษี หรือสวัสดิการต่าง ๆ ปัญหาที่เจ้าหน้าที่ HR มักเผชิญคือความผิดพลาด หรือความล่าช้าในการจัดการข้อมูลเงินเดือนให้ถูกต้อง
โปรแกรม Payroll ของ ATHM Core นั้นได้มาพร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยลดภาระงานของ HR และยกระดับการจ่ายเงินเดือนขององค์กรให้มีความสะดวก ทันสมัยมากขึ้น ด้วยระบบที่คำนวณเงินเดือนพร้อมหักค่าภาษี ค่าประกันสังคม หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ แบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังรองรับต่อการจ่ายเงินแบบต่าง ๆ ทั้งรายวัน รายเดือน ไปจนถึงพนักงาน Freelance เพื่อตอบโจทย์ต่อทุกองค์กรไม่ว่าจะขนาดใหญ่หรือเล็ก
ทำความรู้จักระบบ Payroll ว่าคืออะไร ช่วยอำนวยความสะดวกต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
ได้ที่บทความ: ระบบ Payroll : ช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ลืมปัญหาการคำนวณแบบเดิมๆ
3. การจัดการข้อมูลพนักงาน
ข้อมูลพนักงานถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีไม่แพ้ข้อมูลของบริษัท เพราะภายในนั้นเต็มไปด้วยข้อมูลละเอียดอ่อน ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลส่วนตัว, ข้อมูลที่อยู่, ข้อมูลเงินเดือน และข้อมูลการทำงาน เป็นต้น ในการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิมหรือแบบเอกสารนั้น ถ้าหากข้อมูลพนักงานมีจำนวนมาก อาจส่งผลให้ยากต่อการจัดเก็บ และค้นหาข้อมูล ไม่เพียงแค่นั้นอาจเสี่ยงต่อข้อมูลได้รับความเสียหายได้ง่าย
สำหรับการจัดเก็บข้อมูลผ่าน ATHM Core นั้น จะช่วยพลิกโฉมการจัดเก็บข้อมูลสู่รูปแบบดิจิทัล ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บ และค้นหา มีการอัปเดตข้อมูลของพนักงานแบบเรียลไทม์ ช่วยให้การจัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ลดโอกาสเกิดความผิดพลาด นอกจากนี้ยังรองรับต่อการเพิ่มฟิลด์ข้อมูลตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร
4. การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล
อีกหนึ่งปัญหาของการทำงาน HR แบบเก่าคือ เสียเวลากับการทำงานซ้ำซ้อนจนไม่มีเวลาในการวางกลยุทธ์ และวิเคราะห์ข้อมูลองค์กรที่มีคุณภาพ จนทำให้การบริหารบุคคลทำได้ไม่เต็มที่ องค์กรต้องเสียเวลาและงบประมาณไปกับการคัดเลือกพนักงาน
ใน ATHM Core ได้มีระบบสำหรับการรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถวางกลยุทธ์ และตัดสินใจด้านบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างแม่นยำมากขึ้น มีระบบสร้างรายงานผลการทำงาน หรือรายงานการลา เพื่อง่ายต่อการขึ้นเงินเดือน หรือจ่ายโบนัส รวมทั้งติดตามข้อมูลสำคัญขององค์กรแบบเรียลไทม์ และใช้ AI ในการวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าว เพื่อให้องค์กรสามารถวางแผนแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด
สรุป
การนำ HR Tech มาปรับใช้กับองค์กรนั้น นอกจากจะลดภาระการทำงานที่ซ้ำซ้อนของ HR แล้ว ยังถือว่าเป็นสิ่งที่ช่วยยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร ให้ออกมามีความทันสมัย รวดเร็ว และสามารถทำงานส่วนต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ ช่วยลดปัญหาการลาออกของพนักงาน และรักษาคนเก่งมีคุณภาพให้ทำงานกับองค์กรให้นานที่สุด
หากองค์กรไหนที่มองหเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาและยกระดับองค์กร ขอแนะนำ ATHM Core ที่มาพร้อมระบบอำนวยความสะดวกต่าง ๆ พร้อมครอบคลุมทุกฟังก์ชันของระบบ HRM พร้อมยกระดับงาน HR ของคุณให้เกิดประสิทธิภาพ และตอบโจทย์องค์กรของคุณมากที่สุด
