ในยุคที่การแข่งขันหาคนเก่งเข้ามาร่วมงานสูงขึ้นเรื่อย ๆ องค์กรต่าง ๆ จึงต้องมองหาเครื่องมือที่จะช่วยให้การสรรหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในนั้นก็คือ Applicant Tracking System (ATS) หรือระบบติดตามผู้สมัครงาน ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นการประกาศรับสมัครงาน การคัดกรองใบสมัคร การนัดสัมภาษณ์ ไปจนถึงการติดตามผลการสมัคร
ในบทความนี้เราจะพาทุกคนไปรู้จักถึงบทบาท และฟังก์ชันที่น่าสนใจของ Applicant Tracking System รวมถึงแนวทางการเลือกใช้ให้เหมาะสมต่อองค์กร ว่าต้องดูอะไรบ้าง ถ้าพร้อมแล้วไปติดตามอ่านกันได้เลยครับ
Applicant Tracking System คืออะไร ?
Applicant Tracking System หรือชื่อย่อว่า ATS แปลเป็นภาษาไทยคือ ระบบซอฟต์แวร์สำหรับติดตามผู้สมัครงาน โดยจะทำหน้าที่ในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประกาศรับสมัครงานของเจ้าหน้าที่ HR ให้มีความแม่นยำ ติดตามผลได้อย่างต่อเนื่อง และลดภาระงานของ HR ให้มีเวลาในการทำหน้าที่วางแผนพัฒนาองค์กร
โดยระบบ Applicant Tracking System จะทำหน้าที่ช่วยกระบวนการคัดเลือกบุคลากร เริ่มตั้งแต่ การประกาศรับสมัคร, การคัดกรองใบสมัคร, การนัดหมายสัมภาษณ์, ไปจนถึงการประเมินผลการสมัคร เป็นต้น ไม่เพียงแค่นั้น ระบบ Applicant Tracking System ยังช่วยส่งข้อมูลเพื่อ Onboarding พนักงานใหม่ เพื่อสะดวกต่อการทำความเข้าใจบทบาท และภาพรวมขององค์กร
ซึ่งการนำระบบ Applicant Tracking System เข้ามาใช้ในองค์กร จะมีประโยชน์ดังนี้
- จัดการใบสมัครจำนวนมาก ให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา
- ช่วยวิเคราะห์และคัดกรองพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กร
- ช่วยต่อการติดตามผลการสมัคร และสัมภาษณ์งานอย่างต่อเนื่อง
- ทำรายงานผลต่าง ๆ ที่ชัดเจน เพื่อปรับปรุงการรับสมัครในอนาคต
- มีระบบความปลอดภัยสูง รองรับต่อกฎหมาย PDPA
ฟังก์ชันของ Applicant Tracking System มีอะไรบ้าง
ระบบ Applicant Tracking System จะประกอบไปด้วยฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการหาคนของ HR ดังนี้
1. วิเคราะห์และตัดกรองใบสมัคร
ในระบบ Applicant Tracking System จะมี AI หรือปัญญาประดิษฐ์ ที่จะช่วยประเมินผล และวิเคราะห์ คุณสมบัติเบื้องต้นของผู้สมัคร เช่น วุฒิการศึกษา, ประสบการณ์ทำงาน และความสามารถ เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวก ในกรณีที่มีผู้สมัครเข้ามาจำนวนมาก เจ้าหน้าที่ HR สามารถคัดเลือกคุณสมบัติเบื้องต้นของ CV หรือ Resume เพื่อให้มั่นใจได้ว่าคนที่จะเลือกมาสัมภาษณ์ หรือพูดคุย มีคุณสมบัติตรงตามกับที่องค์กรต้องการ
2. จัดเก็บข้อมูลของผู้สมัคร
ระบบ Applicant Tracking System จะช่วยทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลของผู้สมัครให้อยู่ภายในที่เดียว เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหา และเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากข้อมูลผู้สมัครนั้น เป็นข้อมูล PDPA ที่องค์กรจะต้องจัดการข้อมูลอย่างรัดกุม ปลอดภัย
3. ติดต่อสื่อสารกับผู้สมัคร
การใช้ระบบ Applicant Tracking System จะช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถติดต่อสื่อสารกับผู้สมัครได้อย่างสะดวกมากขึ้น โดยเจ้าหน้าที่ HR สามารถเลือกได้ว่าจะใช้วิธีการส่งอีเมล หรือส่งข้อความ เพื่อขอนัดหมายสัมภาษณ์ในลำดับต่อไป นอกจากนี้ HR ยังสามารถใช้ระบบ ATS ในการแจ้งอัปเดตผลการสัมภาษณ์ และวันที่เริ่มงานได้อีกด้วย
4. ติดตามผลการสมัคร
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า จุดเด่นของระบบ Applicant Tracking System คือการติดตามผลการหาพนักงานโดยละเอียด นอกจากจะคอยอัปเดตสถานะการผู้สมัครงานแล้ว ระบบ ATS ยังช่วยทำหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ เช่น จำนวนผู้สมัคร, ช่องทางการสมัคร และระยะเวลาที่ใช้ในการสมัครงาน เป็นต้น เพื่อให้องค์กรสามารถวางกลยุทธ์ในการสมัครงานครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น
วิธีเลือก Applicant Tracking System ให้เหมาะสมต่อองค์กร
หากองค์กรไหน ที่ต้องการนำระบบ Applicant Tracking System มาปรับใช้ สามารถพิจารณาจากเงื่อนไข และฟังก์ชันต่าง ๆ ดังนี้
1. เลือกให้เหมาะต่อขนาดและงบประมาณองค์กร
การเลือกระบบ Applicant Tracking System นั้น องค์กรจะต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ขนาดขององค์กร และงบประมาณที่ต้องใช้นั้น มีมากน้อยแค่ไหน เนื่องจากระบบ ATS นั้น จะสามารถปรับแต่งฟังก์ชันการใช้งานที่เหมาะสมได้ หากองค์กรที่ใหญ่ ต้องการฟีเจอร์การทำงานเยอะ ราคาก็จะสูงมากขึ้นไปด้วย
2. ความสะดวกต่อการใช้งาน
ระบบ Applicant Tracking System ที่ดี จะต้องสามารถใช้งานง่าย มีการออกแบบการใช้งานที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน ไม่ซับซ้อน สามารถทำงานได้อย่างลื่นไหล เพื่อให้เจ้าหน้าที่ HR ที่อาจไม่เชี่ยวชาญหรือคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยี สามารถทำงานได้อย่างสะดวก มีการแบ่งฟีเจอร์ส่วนต่าง ๆ ที่ชัดเจน
3. สามารถเชื่อมต่อกับส่วนอื่น ๆ
บางครั้งการทำงานของระบบ ATS ที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมต่อกับเว็บไซต์และซอฟต์แวร์ส่วนอื่น ๆ ขององค์กรได้ เพื่อให้การทำงานสามารถเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เช่น การเชื่อมกับระบบ HRM เพื่อให้นำข้อมูลพนักงานที่ผ่านการคัดเลือก เข้าสู่ระบบ และสวัสดิการขององค์กรได้ทันที
4. ระบบมีความปลอดภัยสูง
ความปลอดภัยคือสิ่งสำคัญของระบบ ATS เพราะอย่างที่กล่าวไปแล้วว่า ข้อมูลในการสมัครงานนั้น เป็นข้อมูล PDPA ที่ทุกองค์กรควรใส่ใจเรื่องความปลอดภัย เพราะหากข้อมูลรั่วไหล อาจสร้างความเสียหายร้ายแรงต่อตัวผู้สมัคร และส่งผลต่อความน่าเชื่อถือขององค์กร ดังนั้นควรพิจารณาระบบ ATS ที่มีความปลอดภัยสูง เช่น การจำกัดการเข้าถึง หรือระบบการยืนยันตัวตนก่อนใช้งาน เป็นต้น
สรุป
Applicant Tracking System ไม่ได้เป็นเพียงซอฟต์แวร์ที่ช่วยคัดกรองใบสมัครเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลผู้สมัครได้อย่างเป็นระบบ สื่อสารกับผู้สมัครได้อย่างราบรื่น และสร้างประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่ขั้นตอนการสมัครจนถึงการเริ่มงานจริง
สำหรับองค์กรไหน ที่มองหาเครื่องมือสำหรับสรรหาบุคลากรที่ใช่ไปร่วมงาน ที่ ATHM มีระบบที่เรียกว่า Smarter Recruitment Platform ที่จะทำหน้าที่คล้าย Applicant Tracking System ในการวิเคราะห์ คัดเลือก และติดตามผลของผู้สมัครงาน เพื่อให้องค์กรของคุณได้ตนใช่ ในเวลาที่รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
