ทุกวันนี้การทำงานที่บ้านหรือเทรนด์การทำงานแบบ Work From Home ได้เข้ามามีบทบาทในการพลิกโฉมการทำงานของหลาย ๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นการช่วยสร้าง Work-Life-Balance ให้กับพนักงาน การลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ไปจนถึงการสร้างรูปแบบการทำงานที่้เน้นผลงานที่ได้ มากกว่าชั่วโมงทำงาน
แต่การทำงานที่บ้านก็ยังเป็นที่กังวลขององค์กรที่เกรงว่าพนักงานจะไม่สามารถทำงานมีประสิทธิภาพเท่าการทำงานในออฟฟิศ ในบทความนี้เราเลยจะพาทุกคนมาหาคำตอบ ว่าการบริหารคนทำงานแบบ Work From Home ให้พนักงาน Productive ต้องทำอย่างไร และมีปัจจัยอะไรบ้าง
แนวโน้มของการทำงาน Work From Home และอนาคตการทำงานยุคดิจิทัล
หากพูดถึงเทรนด์การทำงานในปัจจุบัน ความคาดหวังของพนักงานและองค์กรได้มีความเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง เนื่องจากคนรุ่นใหม่มองว่าการทำงานที่มีคุณภาพนั้น ควรที่จะสามารถสร้างสมดุลย์ชีวิตหรือ Work-Life-Balance โดยที่คุณภาพของการทำงานยังไม่ลดลง ในขณะที่องค์กรก็ต้องปรับตัวที่จะสร้างรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ให้พนักงานมีความ Productive มากขึ้น โดยการทำงานที่บ้านหรือ Work From Home คือทางออกของการทำงานในยุคใหม่นั่นเอง
ซึ่งหลังจากที่หลายบริษัทได้อนุญาติให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ ผลที่ตามมากลับพบว่า สามารถลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของพนักงานได้ สามารถสร้าง Work-Life-Bance ให้กับพนักงาน โดยที่ผลงานที่ออกมายังได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เท่าเดิม แต่ทั้งนี้การที่บริษัทจะให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้เกิดประสิทธิภาพ องค์กรเองก็ควรมีมาตรฐานหรือเทคโนโลยีรองรับ ในการทำงานแบบ Remote Work หรือบริหารงานแบบระยะไกลให้เกิดประสิทธิภาพที่สุด
จากผลสำรวจของ ADP Research Institute ที่ได้ทำวิจัยหัวข้อ People at Work 2022: A Global Workforce View ด้วยการสำรวจพนักงานออฟฟิศ 32,000 คน จาก 17 ประเทศ พบว่า
– จำนวนพนักงานมากกว่า 80% ต้องการที่จะ Work From Home ในบางวัน
– พนักงานจำนวน 64% ยอมย้ายงานเพื่อที่จะได้ทำงาน Work From Home
– พนักงานมากกว่า 1 ใน 3 ยินดีลดค่าจ้างเพื่อแลกกับการ Work From Home
ปัจจัยสำคัญต่อการให้พนักงานทำงานที่บ้าน
สำหรับองค์กรที่อยากปรับรูปแบบการทำงานให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ จะต้องอาศัยปัจจัยสำคัญในการสร้างรูปแบบการแข็งแรง โดยมีปัจจัยดังนี้
1.ทำความเข้าใจกับพนักงาน
องค์กรควรทำความเข้าใจกับพนักงานในองค์กรก่อนว่า เหตุผลของการอนุญาตให้ทำงานที่บ้านนั้นคืออะไร ส่งผลดีต่อพนักงานอย่างไรบ้าง และกำหนดอย่างชัดเจนว่าใน 1 สัปดาห์หรือ 1 เดือนจะให้พนักงานทำงานที่บ้านกี่วัน นอกจากนี้ควรกำหนดเป้าหมาย หรือ KPI การทำงาน ว่าการทำงานที่บ้านในแต่ละครั้งควรทำผลงานให้สำเร็จกี่ชิ้นงาน โดยผลงานที่ได้จะต้องมีคุณภาพไม่น้อยกว่าการทำงานในออฟฟิศ และสามารถเสร็จตามเวลาที่กำหนดไว้
2.เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้
สิ่งที่จะทำให้การทำงานที่บ้านของพนักงานเป็นไปอย่างเกิดประสิทธิภาพ คือเครื่องมือหรืออุปกรณ์การทำงานที่เอื้ออำนวยต่อพนักงาน ซึ่งในส่วนนี้องค์กรอาจใช้เป็นสวัสดิการให้กับพนักงานที่ทำงานที่บ้านสามารถเบิกโน้ตบุ้คของบริษัทไปใช้งานชั่วคราว หรือสวัสดิการเบิกค่าอุปกรณ์อื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน เช่น เมาส์ คีย์บอร์ด หน้าจอ รวมถึงโปรแกรมต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน
3.ระบบการทำงาน
แม้ว่าการทำงานที่บ้าน จะให้อิสระต่อพนักงานที่จะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ แต่อย่างไรก็ตามระบบงานของออฟฟิศหรือการทำงานเป็นทีมก็ยังสำคัญ ดังนั้นองค์กรควรเลือกใช้เครื่องมือในการติดตาม พูดคุย และประชุมระหว่างพนักงานในองค์กรหรือคนในทีม เช่น การจัดประชุมงานที่รับผิดชอบทุกเข้า การสร้างระบบส่งต่องานผ่านอีเมลและโปรแกรมต่าง ๆ เป็นต้น โดยองค์กรจะต้องสร้างเครือข่ายสำหรับการสื่อสารที่ชัดเจน เช่น Zoom, Microsoft Team หรือ Slack เป็นต้น
เทคนิคการบริหารพนักงานทำงานที่บ้านให้พนักงาน Productive
สำหรับองค์กรไหนที่อยากทำให้การทำงานแบบ Work From Home ของพนักงานมีความ Productive สามารถทำงานได้มีคุณภาพ ตรงเวลา เหมือนการทำงานออฟฟิศ สามารถทำได้ตามเทคนิค ดังนี้
1.วางแผนการทำงานให้ชัดเจน
การทำงานที่บ้านก็ไม่ต่างจากการทำงานออฟฟิศ เพราะงานที่แต่ละคนรับผิดชอบยังเหมือนเดิม โดยการที่องค์กรจะบริหารการทำงานของพนักงานให้ราบรื่นควรทำ To Do List ในแต่ละวันของพนักงาน พร้อมทั้งมีการกำหนด Deadline ในการทำงานอย่างชัดเจน เพราะว่าการทำงานที่บ้านนั้นเราไม่อาจตรวจเช็กได้ตลอดในเวลางานว่าพนักงานทำงานอยู่หรือไม่ ดังนั้นการกำหนด Deadline จะช่วยพิสูจน์ได้ว่าพนักงานสามารถรับผิดชอบหน้าที่การงานของตนได้ และยังได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพเหมือนเดิมหรือไม่
2.หมั่นสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน
ผลกระทบอย่างหนึ่งจากการทำงานที่บ้านหรือ Work From Home นั่นคือความห่างเหินของพนักงานในองค์กรจะมากขึ้น ซึ่งอาจส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมของพนักงานในองค์กร ดังนั้นองค์กรควรสร้างรูปแบบการทำงานที่ให้พนักงานแต่ละครได้สื่อสารและปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น เช่น การสร้างระบบออฟฟิศเสมือนจริง ให้พนักงานรู้สึกว่าเหมือนได้ทำงานในออฟฟิศร่วมกันคนในทีม เมื่อพนักงานได้พูดคุยสื่อสารกันตลอดเวลา ก็จะรู้สึกกลมเกลียว และสามารถสร้างสรรค์การทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.สร้างแผนการส่งต่องานให้มีความชัดเจน
เนื่องจากการทำงานในรูปแบบทำงานที่บ้าน พนักงานจะไม่สามารถสื่อสารหากันโตยตรงได้ตลอดเวลาเหมือนตอนทำงานในออฟฟิศ ดังนั้นเพื่อให้การทำงานของแต่ละแผนกเป็นไปอย่างราบรื่น องค์กรควรสร้าง Workflow สำหรับพนักงานอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจได้ว่างานส่วนนี้ต้องส่งต่อใคร แผนกไหน และสามารถติดตามได้ว่าชิ้นงานนั้นอยู่ในกระบวนการไหน โดยอาจให้พนักงานทำงานผ่าน Google Docs และส่งงานผ่านโปรแกรม Slack เป็นต้น
4.เลือกเครื่องมือบริหารทรัพยากรบุคคลเหมาะสม
แม้ว่าการทำงานที่บ้านจะเพิ่มความสะดวกให้กับพนักงาน แต่ในด้านของเจ้าหน้าที่ HR ก็ต้องปรับตัวต่อการทำงานรูปแบบนี้เช่นกัน โดยจะต้องมีเครื่องมือสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อช่วยลดภาระการทำงาน ซึ่งทุกวันนี้ได้มีตัวช่วย HR อย่างระบบ HRM (Human Resource Management) ที่ครอบคลุมไปด้วย ระบบจัดการข้อมูลของพนักงาน เวลาทำงาน วันลาต่าง ๆ รวมถึงระบบจัดการเงินเดือนหรือ Payroll เป็นต้น ซึ่งระบบเหล่านี้จะช่วยให้ HR สามารถติดตามและเช็กข้อมูลพนักงานได้แบบเรียลไทม์ และสามารถบริหารทรัพยากรบุคคลแบบทางไกลได้อย่างหมดห่วง
ทำความรู้จักระบบ Payroll ว่าคืออะไร ช่วยอำนวยความสะดวกต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
ได้ที่บทความ: ระบบ Payroll : ช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ลืมปัญหาการคำนวณแบบเดิมๆ
สรุป
จะเห็นได้ว่าการทำงานที่บ้านหรือ Work From Home ได้เข้ามาเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญของการทำงานในปัจจุบันและอนาคต โดยเฉพาะการทำงานแบบออฟฟิศ งานสร้างสรรค์ต่าง ๆ ดังนั้นองค์กรยุคใหม่ที่อยากให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้อย่างเกิดหระสิทธิภาพควรวางแผนโครงสร้างการทำงาน รวมถึงเครื่องมือการทำงานอย่างขัดเจน เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด
ทั้งนี้ไม่ว่าองค์กรจะมีนโยบาย Work From Home หรือไม่ก็ตาม การบริหารทรัพยากรบุคคลก็ยังเป็นสิ่งสำคัญขององค์กร ซึ่งระบบ ATHM Core คือตัวช่วยสำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้งานของ HR ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการทำงาน การจัดการวันลา ไปจนถึงการจัดการเงินเดือน
