ในช่วงยุคนี้ ทุกองค์กรมีการเติบโตกันอย่างรวดเร็ว ซึ่งซึ้งทำให้ HR ของบริษัทขนาดใหญ่ กำลังเจอปัญหาหลากหลายแบบ ไม่ว่าจะเอกสารเยอะกระจัดกระจาย การประมวลผล Payroll ที่ล่าช้า หรือการจัดการ benefits ต่างๆ โดยที่ HR ต้องแบกรับความยุ่งยากเหล่านี้ให้กับพนักงานเป็นพัน ๆ คน
ซึ่งทำให้กระทบกับการพัฒนาขององค์กร จึงมีระบบ HR สำหรับองค์กรใหญ่มากมาย และระบบไม่ได้เป็นแค่การบันทึกเวลา แต่เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจและช่วยลดภาระงานของ HR ได้แล้วระบบ HRIS ควรเลือกแบบไหนที่จะเหมาะสำหรับทั้งองค์กรการเติบโต
เพราะความต้องการของบริษัทเล็ก กลาง ใหญ่ไม่เท่ากัน การเลือกจึงจะต้องคำนึงถึงฟังก์ชันที่ตอบโจทย์ต่อกระบวนการขององค์กร และราคาที่สอดคล้องกับงบประมาณที่มีดูว่าถ้าระบบทีมีเยอะเกิน อาจจะเสียค่าใช้จ่ายเยอะกว่าต้องการ หรือถ้าระบบเล็กเกินไป ก็อาจจะทำให้เราต้องกลับไปทำงานเอกสารหรือนอกระบบอยู่ดี
เพราะฉะนั้นมาดูกันว่า 5 ปัจจัยสำคัญในการเลือก HRIS ของบริษัทขนาดใหญ่ มีอะไรบ้าง
5 ปัจจัยสำคัญในการเลือก ระบบ HRIS สำหรับองค์กรใหญ่
1. ความสามารถในการขยายตัวและรองรับความซับซ้อน (Scalability & Complexity)
Scalability มีความสำคัญอย่างมากสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เมื่อเติบโตจาก 100 คน เป็น 1,000 หรือ 10,000 คน ระบบ HR ที่เคยใช้งานได้ดีอาจกลายเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงาน ความสามารถในการขยายตัวไม่ได้หมายถึงเพียงการรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นเท่านั้น
แต่ยังรวมถึงความสามารถในการจัดการความซับซ้อนที่มาพร้อมกับการเติบโต HRIS สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ต้องรองรับข้อมูลพนักงานจำนวนมาก การประมวลผลข้อมูลมหาศาล การเข้าระบบพร้อมกันหลายคน รวมถึงการจัดการ Payroll ที่ซับซ้อน โดยที่ระบบยังคงทำงานได้รวดเร็วและรองรับการเพิ่มพนักงานจำนวนมากในเวลาเดียวกัน
นอกจากการเติบโตด้านจำนวนพนักงานแล้ว สำหรับองค์กรที่มีหลายหน่วยธุรกิจ (multi-entity) ระบบ HRIS ที่เหมาะสมควรรวมการจัดการบุคลากรแบบรวมศูนย์ (centralized workforce management), การทำงานอัตโนมัติด้าน compliance และระบบ self-service สำหรับพนักงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว
ควรให้ความสำคัญกับโซลูชันแบบครบวงจรที่สนับสนุนการทำงานระยะไกล ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด (compliance) และครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตพนักงาน รวมถึงความสามารถในการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน เช่น การรองรับหลายบริษัทย่อย การเข้าถึงข้อมูลตามหน่วยงานที่ต้องการ การรองรับพนักงานที่มีผู้บังคับบัญชาหลายคนทั้งข้ามแผนก หรือทีมชั่วคราว ตลอดจนการจัดการตามสถานที่ปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน
นอกจากนี้ HRIS ต้องมีความสามารถด้าน international scalability เพื่อรองรับการขยายไปยังประเทศใหม่ ๆ ซึ่งรวมถึงการรองรับหลายภาษา การจัดการตามกฎหมายท้องถิ่น และการทำ Payroll ด้วยหลายสกุลเงิน
ระบบยังต้องสามารถบริหารจัดการพนักงานและผู้รับเหมาที่กระจายอยู่ในหลายภูมิภาค เช่น การจ่ายเงินเดือนด้วยสกุลเงินท้องถิ่น การสรุปค่าใช้จ่าย HR ของทั้งองค์กรในสกุลเงินหลัก การออกแบบแพ็กเกจสวัสดิการที่แตกต่างกันตามประเทศ รวมทั้งการจัดทำ Interface และเอกสารในหลายภาษา
2. การเชื่อมต่อและบูรณาการกับระบบอื่น (Seamless Integration)
การเชื่อมต่อ (Integration) ช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง HRIS หลักกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ เกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในระบบหนึ่ง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในอีกรัฐบก็จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ อีกทั้ง workflow ยังสามารถทำงานข้ามระบบได้ โดยมี API เป็นตัวเชื่อม ข้อดีของการใช้ API คือถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับระบบ มีความยืดหยุ่น กำหนดการทำงานได้เอง และสามารถควบคุมประสบการณ์ของผู้ใช้งานปลายทาง (end-user experience) ได้
หากมี API integrations ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Payroll, Accounting, ERP และซอฟต์แวร์องค์กรอื่น ๆ จะช่วยเสริมการไหลเวียนของข้อมูล ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ HRIS ที่ “เชื่อมต่อได้ง่าย” ต้องสามารถพัฒนาต่อยอดได้เอง หรือใช้ unified API เพื่อสร้าง ขยาย และบำรุงรักษาการเชื่อมต่อระหว่าง HRIS หลายระบบได้อย่างคุ้มค่าและลดต้นทุน
สิ่งสำคัญคือ เมื่อเชื่อมต่อและบูรณาการกับระบบอื่นเรียบร้อยแล้ว จะช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ลดความซับซ้อนของ workflow ฝ่าย HR ทำให้สามารถโฟกัสกับการพัฒนาองค์กรได้มากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล และลดความจำเป็นในการแก้ไขข้อมูลด้วยมือ
3. ความปลอดภัยของข้อมูลและกฎระเบียบ (Data Security & Compliance)
ความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่สำคัญ ปัจจุบันระบบ HRIS ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานเท่านั้น แต่ยังต้องจัดการข้อมูลด้าน Payroll, Performance, Benefits, Recruitment และ Compliance ซึ่งล้วนมีความละเอียดอ่อนและอ่อนไหวต่อการละเมิดความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติเป็นไปตามข้อกำหนด ระบบ HRIS ต้องสามารถจัดเก็บข้อมูลตามหลัก PDPA ได้ โดยต้องออกแบบกระบวนการให้สอดคล้องกับข้อกำหนดดังกล่าว องค์กรจึงจำเป็นต้องใช้มาตรการทางเทคนิคและมาตรการเชิงองค์กรที่เหมาะสมเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล และป้องกันการเข้าถึงหรือการละเมิดโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมถึงการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
นอกจากนี้ การเลือก Vendor ที่มีการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 ยังเป็นปัจจัยที่สะท้อนให้เห็นถึงการดำเนินงานด้านความปลอดภัยที่เป็นระบบและเป็นมาตรฐานระดับสากล อีกทั้ง Vendor เองยังต้องผ่านการตรวจสอบ (Audit) อย่างสม่ำเสมอเพื่อยืนยันความปลอดภัยในการจัดการข้อมูล
4. ฟังก์ชัน HR Automation ที่ครบวงจรและลึกซึ้ง
ในยุคปัจจุบัน AI และ Machine Learning ได้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของระบบ HRIS ซึ่งสามารถช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้หลากหลายด้าน เช่น การจับคู่ผู้สมัครงานกับตำแหน่งที่เหมาะสม การคัดกรองบุคลากรสำหรับระบบการเรียนรู้ (LMS) รวมถึงการช่วยลดความซ้ำซ้อนในการประเมินผลการปฏิบัติงาน (PMS) เช่น การจัดการ Workflow การประเมินตามโครงสร้างสายบังคับบัญชาได้เพียงคลิกเดียว
คาดว่าในอนาคต HR Automation จะมีความสามารถมากขึ้น ทั้งในการวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนงานด้าน HR ในหลายมิติ ซึ่งจะช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้สะดวกขึ้น ลดความจำเป็นในการทำงานด้วยมือ ลดต้นทุน และอาจช่วยให้องค์กรไม่จำเป็นต้องจ้างบุคลากร HR มากเกินความจำเป็น อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงต่อภาวะ Burnout ของทีม HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ประสบการณ์ผู้ใช้ (UX/UI) และการใช้งานผ่าน Mobile
สำหรับระบบ HRIS ขององค์กรขนาดใหญ่ ระบบจะต้องใช้งานง่าย (User-Friendly) และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน ปัจจัยด้านประสบการณ์ผู้ใช้ที่ควรตรวจสอบ ได้แก่ ระบบใช้งานง่ายหรือไม่ สามารถค้นหาฟีเจอร์หรือข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกหรือไม่ ระบบรองรับการเข้าถึงจากทุกคนหรือไม่ รวมถึงมีการสอนการใช้งานและการซัพพอร์ตจากผู้ให้บริการอย่างเพียงพอหรือไม่
ระบบควรสามารถปรับเปลี่ยนธีมและการแสดงผลตามความต้องการของพนักงานได้ อีกทั้งสิ่งสำคัญคือการใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือในยุคที่ทุกคนใช้เป็นหลัก เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ระบบยังควรสามารถรับข้อมูลฟีดแบ็กหรือความคิดเห็นจากผู้ใช้งานเพื่อนำไปพัฒนาต่อได้
การเลือกระบบ HRIS สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ถือเป็นการลงทุนที่สำคัญ ฝ่าย HR ต้องเข้าใจความต้องการขององค์กร วิเคราะห์ฟังก์ชันและการใช้งานให้สอดคล้องกับสิ่งที่องค์กรต้องการ
สามารถใช้ 5 ปัจจัยสำคัญในการเลือกระบบ HRIS ได้แก่ ความสามารถในการรองรับการขยายตัวขององค์กร การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้อยู่ ความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรและพนักงาน การช่วยลดภาระงานของ HR ให้สะดวกและรวดเร็วขึ้น และประสบการณ์การใช้งานของระบบ
ระบบที่ดีควรจัดการได้ทุกอย่าง ตั้งแต่การลงเวลา การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การบริหารกะงาน ไปจนถึงการทำ Payroll ที่แม่นยำและอัตโนมัติ พร้อมระบบ Self-service ที่ให้พนักงานจัดการข้อมูลได้เอง ทำให้ HR มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าการทำเอกสาร เริ่มต้นที่ ATHM
