หน้าที่ของงาน HR คือการจัดการด้านทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แต่บางครั้งงานของ HR ก็ต้องเผชิญปัญหาและความท้าทายไม่แพ้ตำแหน่งอื่น ซึ่ง ปัญหา HR ที่ต้องเผชิญ ก็ได้แก่ การเข้าออกของพนักงาน การได้คนมาร่วมงานไม่ตรงคุณสมบัติ หรือปัญหาสวัสดิการเป็นต้น ปัญหาเหล่านี้หากทิ้งไว้นาน อาจส่งผลให้เกิดปัญหาอื่น ๆ ตามมา โดยเฉพาะผลกระทบต่อภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร
5 ปัญหา HR ยอดฮิต และวิธีแก้
สำหรับทั้ง 5 ปัญหา HR ที่หลาย ๆ องค์กรต้องเผชิญ และต้องรับมือกันบ่อย ๆ เราได้รวมมาให้แล้ว รวมถึงแนวทางรับมือและแก้ไข จะมีอะไรบ้างถ้าพร้อมแล้วไปติดตามอ่านกันได้เลยครับ
1. การคัดเลือกบุคลากรได้ไม่ตรงใจ
หากพูดถึงปัญหา HR แรก ๆ ที่มักเผชิญอยู่บ่อย ๆ โดยเฉพาะในยุคที่คนกำลังแข่งขันกันหางานทำคือ การได้คนทำงานที่ไม่ตรงปก ไม่ตรงใจ ไม่ตรงคุณสมบัติความสามารถที่องค์กรต้องการ ซึ่งปัญหาดังกล่าวอาจเกิดได้หลากหลายปัจจัย เช่น การเลือกใช้ประกาศรับสมัครงานที่ไม่เหมาะสม การระบุคุณสมบัติของลักษณะงานที่ไม่ชัดเจน หรือการเลือกใช้แพลตฟอร์มการประกาศสมัครงานที่ผิดกลุ่มเป้าหมาย เป็นต้น
เมื่อประกาศรับสมัครงานไม่ชัดเจน ไม่ตรงกลุ่ม ก็ทำให้พนักงานที่ได้มักเป็นคนที่มีคุณสมบัติไม่เหมาะสม ทำให้เจ้าหน้าที่ HR ต้องเสียเวลาในการคัดกรองผู้สมัครมากกว่าเดิม รวมถึงอาจเสียเวลาในการประกาศหาพนักงานจนทำให้ไม่สามารถไปจัดการงานอื่น ๆ ของ HR ได้
แนวทางแก้ไข
- เลือกแพลตฟอร์มในการประกาศให้เหมาะสม เนื่องจากในปัจจุบันได้มีแพลตฟอร์มออนไลน์จำนวนมาก และแต่ละแพลตฟอร์มนั้นก็มีกลุ่มผู้ใช้งานที่ต่างกัน เช่น การประกาศรับสมัครเด็กฝึกงาน งานสำหรับเด็กจบใหม่อาจประกาศรับสมัครผ่าน Facebook, TikTok หรือ Instagram ส่วนตำแหน่งงานที่เป็นระดับ Senior, Manager ที่มีความรู้ความสามารถสูงควรเลือกประกาศในเว็บไซต์สมัครงาน หรือ Linked In เป็นต้น
- ระบุคุณสมบัติของคนทำงานให้ชัดเจน การประกาศรับสมัครพนักงาน เจ้าหน้าที่ HR ควรระบุคุณสมบัติตำแหน่งงานให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น วุฒิการศึกษา ทักษะ ประสบการณ์ที่ควรมี เพื่อเป็นการคัดกรองคนที่มีคุณสมบัติดังกล่าวเข้ามาสัมภาษณ์งาน นอกจากนี้ควรระบุถึงขอบเขตงานที่รับผิดชอบ เพื่อเป็นการทำความเข้าใจระหว่างองค์กรและพนักงานถึงเนื้องานที่รับผิดชอบ ไม่เกิดปัญหาการทำงานในอนาคต
- ใช้บริการ Recruitment โดยผู้เชี่ยวชาญ อีกหนึ่งตัวช่วยสำหรับเจ้าหน้าที่ HR ที่อยากลดความยุ่งยากในการประกาศรับสมัครพนักงาน โดยจะเป็นการดูแลการรับสมัครพนักงานจากผู้เชี่ยวชาญ เริ่มตั้งแต่การสร้างหน้าประกาศรับพนักงานที่มีคุณภาพ การใช้เครื่องมือ AI ในการช่วยคัดกรองผู้สมัคร และประเมินคุณสมบัติอื่น ๆ ของผู้สมัคร ช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าจะได้พนักงานที่มีคุณภาพ และลดภาระหน้าที่ HR ให้สามารถมีเวลาไปพัฒนาบุคลากรด้านอื่น ๆ
2. การลาออกของพนักงานที่เกิดขึ้นบ่อย
อีกหนึ่งปัญหา HR ยุคนี้ต้องเผชิญ คือการเข้าออกของพนักงานที่เกิดขึ้นบ่อยมากขึ้นกว่าเดิม โดยเฉพาะอย่างยิ่งแนวคิดของคนยุคใหม่ที่เชื่อว่ายิ่งเปลี่ยนงานบ่อย ยิ่งได้เงินเดือนเยอะ ยิ่งมีโอกาสเติบโตสูง หรือที่เรียกว่า Job Hopper ไม่เพียงแค่นั้น แต่ยังมีปัญหาเรื่องของความสุขในองค์กร ที่หลายคนมักเผชิญกับปัญหาสุขภาพจิตจากการทำงานที่เป็นพิษ ทำให้หลายคนเลือกที่จะลาออกเพื่อหาองค์กรที่เหมาะสมกับตัวเอง
จะเห็นได้ว่าปัญหาเรื่องคนเข้าออกนั้น เป็นปัจจัยที่เจ้าหน้าที่ HR หรือองค์กรยากที่จะควบคุมได้ ซึ่งหากปล่อยปละละเลยไปเป็นเวลานาน อาจส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ขององค์กรที่ต้องประกาศรับสมัครตำแหน่งเดิม หรือเปิดรับพนักงานบ่อย ๆ จนขาดความน่าเชื่อถือ ในขณะที่พนักงานเองก็ต้องเสียเวลาในการสอนงานพนักงานใหม่ซ้ำไปซ้ำมา เป็นต้น
แนวทางการแก้ไข
- ให้ความสำคัญเรื่องสุขภาพจิตพนักงาน อาจเป็นการเริ่มต้นง่าย ๆ ด้วยการสร้างแบบทดสอบด้านจิตวิทยาเบื้องต้นต่อพนักงาน เพื่อรับรู้และเข้าใจถึงความคิด ทัศนคติของพนักงาน เพื่อคัดกรองว่าพนักงานคนไหนมีความเครียด ความรู้สึกแย่เป็นพิเศษ เพื่อที่เจ้าหน้าที่ HR จะสามารถพูดคุย ปรับทุกข์กับพนักงานและแก้ปัญหาก่อนสาย
- สร้างกิจกรรมเพื่อละลายพฤติกรรมพนักงาน หนึ่งในสิ่งที่องค์กรยุคใหม่ควรใส่ใจคือการสร้างสรรค์กิจกรรมเพื่อละลายพฤติกรรมความเครียดของพนักงาน อาจเป็นการจัดกิจกรรม Town Hall กินเลี้ยงสังสรรค์ หรือกิจกรรมแบบกลุ่มหลังเลิกงาน เพื่อให้พนักงานได้ผ่อนคลายความเครียดในใจ รู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกับทีมมากขึ้น
3. การจัดการระบบข้อมูลพนักงาน
สำหรับองค์กรไหนที่มีขนาดใหญ่ หรือมีพนักงานจำนวนมาก สิ่งหนึ่งที่ส่งผลให้เกิดปัญหา HR คือการจัดการข้อมูลทั้งหมดให้ถูกต้อง เพราะการจัดการข้อมูลของพนักงานนั้นต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบ และมีความซับซ้อนมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลส่วนใหญ่ของพนักงานที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคล เช่น เลขบัตรประชาชน ที่อยู่ หรือเงินเดือน
ซึ่งหากเกิดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูลจนเกิดการรั่วไหล หรือผิดพลาดอาจส่งผลต่อระบบการทำงานที่เกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น คำนวณเงินเดือนผิดพลาด ข้อมูลการลาที่ไม่ถูกต้อง และร้ายแรงอาจถึงขั้นเสี่ยงต่อการทำผิดกฎหมายเกี่ยวกับการจ่ายภาษีได้
แนวทางการแก้ไข
- สร้างมาตรฐานการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย องค์กรควรสร้างระบบสำหรับการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่ปลอดภัย โดยเฉพาะในปัจจุบันที่หลายองค์กรเลือกใช้การจัดเก็บให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประวัติการทำงาน ข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ รวมถึงมีการอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ ลดโอกาสผิดพลาดของการทำงาน
- ใช้ระบบ Payroll ในการจ่ายเงินเดือน สำหรับองค์กรไหนที่มีพนักงานจำนวนมาก รวมถึงมีสวัสดิการหักหรือเพิ่มค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือค่าทำงานล่วงเวลา ระบบ Payroll จะช่วยในการคำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ มีระบบในการช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และลดโอกาสผิดพลาด
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานของระบบ Payroll
ได้ที่บทความ: ระบบ Payroll : ช่วยจัดการเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ลืมปัญหาการคำนวณแบบเดิมๆ
4. การออกแบบวัฒนธรรมที่ไม่น่าดึงดูด หรือมีวัฒนธรรมองค์กรเป็นพิษ
ทุกวันนี้วัฒนธรรมองค์กรคืออีกหนึ่งปัจจัยในการดึงดูดให้คนอยากเข้ามาร่วมงาน เนื่องจากวัฒนธรรมคืออีกหนึ่งภาพสะท้อนการทำงานขององค์กร ว่าเหมาะสมต่อบุคคลนั้น ๆ หรือไม่ มากน้อยแค่ไหน หากวัฒนธรรมขององค์กรไม่น่าดึงดูด มีการแบ่งระดับชนชั้นที่ชัดเจนก็อาจทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกว่าตนเองไม่เหมาะสมต่อองค์กรได้
นอกจากนี้ยังมีกรณีวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นพิษ ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อวัฒนธรรมองค์กรนั้นได้สร้างความรู้สึกบั่นทอนกำลังใจในการทำงาน รวมถึงกลายเป็นอุปสรรคในการเรียนรู้และพัฒนาตนเอง ซึ่งหากทิ้งไว้นาน ๆ จะยิ่งทำให้พนักงานหมดความอดทน ขาดความสามัคคี จนส่งผลต่อผลงานที่ทำก็ไม่ได้คุณภาพอย่างที่ควร
แนวทางการแก้ไข
- ส่งเสริมการทำงานแบบ Work-Life Balance องค์กรที่ดีควรส่งเสริมให้เกิดความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน ด้วยการให้พนักงานทำงานในเวลาอย่างเต็มที่ และส่งเสริมให้พนักงานนำเวลาว่างหลังเลิกงานไปใช้ประโยชน์ ไม่ว่าจะออกกำลังกาย ใช้เวลากับครอบครัว เมื่อพนักงานมีสมดุลชีวิตที่ดี ผลงานที่ทำก็ออกมาดีตามไปด้วย
- ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ องค์กรที่ดีควรเป็นองค์กรที่พร้อมเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ และพัฒนาทักษะ ความสามารถใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นความสามารถในหน้าที่การงานที่รับผิดชอบ ไปจนถึงความรู้ความสามารถอื่น ๆ ที่จำเป็น ซึ่งจะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้ออกมาดียิ่งขึ้น
อ่านเนื้อหาเพิ่มเติม ส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้พนักงานด้วย HRD
ในบทความ: พัฒนาองค์กรให้เต็มไปด้วยคนเก่ง ด้วยระบบ HRD
5. สวัสดิการบริษัทที่ไม่ตอบโจทย์
สวัสดิการแทบจะเป็นสิ่งที่ดึงดูดให้คนอยากเข้ามาร่วมงานกับองค์กร เป็นอันดับรอง ๆ จากเงินเดือนเลยก็ว่าได้ หากสวัสดิการองค์กรออกแบบมาอย่างดี ตอบโจทย์คนทำงานก็ยิ่งทำให้พนักงานอยากทุ่มเทแรงกายแรงใจให้กับองค์กร กลับกันหากสวัสดิการไม่ดีพอ ก็อาจทำให้พนักงานทำงานได้ไม่เต็มที่ เพราะมองว่าองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญกับทรัพยากรบุคคลเท่าที่ควร
ทั้งนี้ด้วยรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปจากเดิม ทำให้องค์กรควรออกแบบสวัสดิการที่ตอบโจทย์ต่อคนทำงานรุ่นใหม่ด้วย เช่น การทำงานแบบไฮบริด การส่งเสริมสวัสดิการด้านสุขภาพ เป็นต้น
แนวทางการแก้ไข
- สร้างแบบสำรวจความคิดเห็นพนักงาน หากองค์กรไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นออกแบบสวัสดิการให้ตอบโจทย์พนักงานยังไงบ้าง ควรเริ่มจากการสร้างแบบสอบถามเพื่อสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน เพื่อนำผลสำรวจดังกล่าวมาต่อยอด โดยอาจเริ่มจากสิ่งที่พนักงานต้องการมากที่สุดและองค์กรสามารถทำออกมาได้
- สร้างสวัสดิการที่ให้ความสำคัญเรื่องสุขภาพ การไม่มีโรคเป็นลาภอันประเสริฐ ดังนั้นการทำสวัสดิการที่ตอบโจทย์คนทุกยุคทุกสมัยคือการดูแลเรื่องสุขภาพของพนักงาน เช่น การมีประกันสุขภาพสำหรับพนักงาน การมีโปรแกรมออกกำลังกายสำหรับพนักงาน หรือการเลือกอาหารเพื่อสุขภาพเป็น Snack สำหรับพนักงาน เป็นต้น
สรุป
การแก้ปัญหา HR นั้น ถือว่าเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์สำคัญ ในการสร้างองค์กรที่แข็งแกร่ง เพราะนอกจากจะทำให้ HR สามารถมีเวลาในการบริหารทรัพยากรบุคคล ยังช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร ทำให้สามารถดึงดูดคนเก่ง มีความสามารถเข้ามาร่วมงาน ในขณะที่พนักงานก็เกิดแรงจูงใจอยากสร้างสรรค์ผลงานที่ดีต่อองค์กร
ทั้งนี้องค์กรไหนที่กำลังมองหาผู้ช่วยสำหรับแก้ปัญหา HR ขอแนะนำ ATHM ผู้ช่วยด้าน HR โดยทีมงานมืออาชีพ ที่พร้อมแก้ทุกปัญหา HR ด้วยโซลูชันที่ทันสมัย ไม่ว่าจะเป็น ระบบ Recruitment แบบครบวงจร ระบบ Payroll ให้คุณจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบง่าย ๆ และระบบ HRD สำหรับพัฒนาความรู้ความสามารถพนักงาน และโซลูชันอื่น ๆ อีกมากมาย ที่พร้อมพาองค์กรและธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จ
