“โอ้ย…งานไม่เคยจะเสร็จสักที” เสียงถอนหายใจของ HR หลายคนในช่วงโค้งสุดท้ายของปี 2567 คงคุ้นหูกันดี เพราะนี่คือช่วงเวลาที่งานทุกอย่างเหมือนจะทยอยเข้ามาพร้อมกัน ทั้งการประเมินผลประจำปี การคำนวณโบนัส การจัดการภาษี และอีกสารพัดงานที่ต้องปิดให้ทันก่อนสิ้นปี วันนี้เรามาดูกันว่าจะจัดการกับงานเหล่านี้อย่างไรให้เสร็จทันเวลาโดยที่เราไม่ต้องเครียดจนแทบระเบิด
1. จัดลำดับความสำคัญด้วยหลัก 4D
คุณเคยรู้สึกเหมือนกำลังเล่นจักรพรรดิ์เอ็กซ์โอกับงานสิ้นปีไหม? ตัดสินใจไม่ถูกว่าจะทำอะไรก่อนดี เพราะทุกอย่างดูสำคัญไปหมด ลองมาใช้หลัก 4D ช่วยจัดการดูครับ
เช่น สมมติว่าวันนี้คุณมีงานอยู่ในมือ 4 ชิ้น: การคำนวณภาษีสิ้นปี การอัพเดทข้อมูลพนักงานในระบบ การเตรียมงานปีใหม่ และการทำรายงานสถิติการลาประจำเดือน
คุณอาจจะจัดการแบบนี้:
“Do” – คำนวณภาษีสิ้นปีก่อนเลย เพราะมีเดดไลน์ชัดเจนและส่งผลกระทบสูง
“Delegate” – มอบหมายให้น้องในทีมช่วยอัพเดทข้อมูลพนักงาน
“Delay” – เลื่อนการเตรียมงานปีใหม่ไปอีกสักสองสามวัน
“Delete” – ยกเลิกการทำรายงานสถิติการลา เพราะสามารถดูผ่านระบบได้
2. ใช้เทคโนโลยีเป็นผู้ช่วยคู่ใจ
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังนั่งคำนวณเงินเดือนและภาษีด้วยมือ กับแผ่น Excel หลายสิบแผ่น… น่ากลัวใช่ไหมล่ะ? ในยุค 2567 นี้ เรามีระบบ HR อัตโนมัติที่ช่วยทำงานเหล่านี้ให้เราได้แล้ว
ยกตัวอย่างเช่น ระบบ ATHM สามารถคำนวณเงินเดือน ภาษี และออกสลิปเงินเดือนให้อัตโนมัติ แถมยังจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารในตู้เอกสารอีกต่อไป
3. วางแผนเวลาแบบมืออาชีพ
แทนที่จะทำงานแบบ “เด๋วก็ได้” ลองมาวางแผนเวลาแบบมืออาชีพกัน เหมือนกับที่คุณสมศรี HR Manager ของบริษัทแห่งหนึ่งทำ เธอแบ่งวันทำงานเป็นช่วงๆ:
9.00-11.00 น. – โฟกัสกับงานสำคัญที่ต้องใช้สมาธิ เช่น ตรวจสอบการคำนวณโบนัส
11.00-12.00 น. – ตอบอีเมลและประสานงาน
13.00-15.00 น. – ประชุมและติดต่องาน
15.00-17.00 น. – จัดการงานเอกสารและเคลียร์งานค้าง
4. สร้างระบบติดตามงานที่ไม่ทำให้ปวดหัว
เคยเจอไหมครับ ตื่นมาตอนตี 3 เพราะนึกขึ้นได้ว่าลืมส่งรายงานภาษีที่สำคัญ? การมีระบบติดตามงานที่ดีจะช่วยให้คุณหลับสบายขึ้นเยอะ
ลองใช้ปฏิทินดิจิทัลที่แชร์กับทีมได้ ใส่เดดไลน์สำคัญ ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้า และอัพเดทสถานะงานทุกเช้าในการประชุมทีมสั้นๆ 15 นาที
5. มีแผนสำรองไว้รับมือเหตุไม่คาดฝัน
เหมือนกับที่เรามักพกร่มติดตัวในหน้าฝน การมีแผนสำรองในการทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะช่วงสิ้นปีที่อะไรๆ ก็อาจไม่เป็นไปตามแผน
เช่น ถ้าระบบล่มตอนจ่ายเงินเดือน คุณมีแผนสำรองไหม? หรือถ้าพนักงานคนสำคัญลาป่วยกะทันหัน ใครจะทำงานแทนได้บ้าง? การเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้จะช่วยลดความเครียดได้มาก
6. สื่อสารให้ชัดเจนตั้งแต่แรก
การสื่อสารที่ดีเหมือนกับการมีแผนที่ที่ชัดเจน ทำให้ทุกคนรู้ว่ากำลังมุ่งหน้าไปไหน และต้องทำอะไรบ้าง
แทนที่จะบอกแค่ “ส่งรายงานเร็วๆ นี้” ลองเปลี่ยนเป็น “ขอรายงานสรุปผลการประเมินภายในวันศุกร์ที่ 15 ธันวาคม เวลา 17.00 น. นะคะ เพื่อจะได้นำไปคำนวณโบนัสต่อได้ทัน” ดูสิว่าจะช่วยลดการถามซ้ำและความสับสนได้มากแค่ไหน
7. ดูแลตัวเองอย่าให้ขาด
สุดท้ายนี้ อย่าลืมว่าคุณไม่ใช่หุ่นยนต์นะครับ การทำงานหนักช่วงสิ้นปีอาจทำให้เราลืมดูแลตัวเอง แต่การพักผ่อนให้เพียงพอ ทานอาหารที่มีประโยชน์ และหาเวลาออกกำลังกายบ้าง จะช่วยให้คุณมีพลังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เหมือนที่คุณนิดา HR Director ท่านหนึ่งเคยแชร์ไว้ว่า “ฉันเคยทำงานจนป่วยช่วงสิ้นปี และนั่นทำให้งานยิ่งล่าช้ากว่าเดิม ตอนนี้ฉันจึงให้ความสำคัญกับการดูแลสุขภาพมากขึ้น แม้จะยุ่งแค่ไหนก็ต้องแบ่งเวลาพักทานข้าว และเดินยืดเส้นยืดสายบ้าง”
ปิดท้ายด้วยความจริงที่ว่า การบริหารเวลาที่ดีไม่ได้หมายถึงการทำงานให้เร็วขึ้นเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำงานให้ฉลาดขึ้น ใช้เครื่องมือที่มีให้เป็นประโยชน์ และรู้จักดูแลตัวเองไปพร้อมๆ กัน
ต้องการระบบที่ช่วยจัดการงาน HR แบบครบวงจร? ATHM พร้อมเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะทำให้งาน HR ของคุณง่ายขึ้น ทั้งการจัดการเอกสาร การคำนวณเงินเดือน และการประเมินผล ติดต่อเราวันนี้เพื่อทดลองใช้งานฟรี!
